Wynajem, a kontrakt serwisowy. Czy warto?
Nowoczesnym i coraz częściej stosowanym sposobem wyposażenia biura w urządzenia wielofunkcyjne oraz drukarki jest wynajem / dzierżawa. Drugim sposobem na zmniejszenie kosztów związanych z użytkowaniem drukarek i kserokopiarek jest kontrakt serwisowy.
Kontrakt serwisowy
Pojęcie kontraktu serwisowego występuje pod wieloma nazwami:
- Click
- CPC (cost per copy) – koszt za kopię/wydruki
- MPS (managed print services)
Przy umowie kontraktowej, właścicielem drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego jest użytkownik, który podpisuje umowę z dostawcą zapewniającym opiekę serwisową nad urządzeniami.
Zakres umowy jest różny i może obejmować wiele czynności:
- dostawę materiałów eksploatacyjnych,
- dostawę materiałów eksploatacyjnych wraz z czynnościami konserwacyjnymi,
- dostawę materiałów eksploatacyjnych wraz z pełną opieką serwisową.
Jest kilka sposobów rozliczania umów kontraktowych, które głównie zależą od potrzeb klientów oraz możliwości dostawców. Poniżej opisane są trzy najpopularniejsze warianty rozliczeń, których jedną wspólną cechą jest miesięczny cykl rozliczeń.
- Stała opłata miesięczna + opłata za każdy wykonany wydruk.
Wysokość stałej opłaty zależy od zakresu czynności serwisowych. Przykładowo: koszt dostaw tonerów, czynności konserwacyjne, wydłużona gwarancja, podstawienie urządzenia zastępczego itp. Druga część rozliczana jest na podstawie licznika, czyli ilości wykonanych wydruków pomnożona przez ustaloną stawkę pokrywająca koszt materiałów eksploatacyjnych. - Stała opłata miesięczna + opłata za dostarczone materiały eksploatacyjne (tonery, tusze itp.).
Część stałą należy rozumieć podobnie jak w punkcie 1. Natomiast opłata za materiały eksploatacyjne jest rzeczywistą kwotą za dostarczone tonery zgodnie z zapotrzebowaniem. Ceny eksploatacji są ustalone w umowie i najczęściej są one zdecydowanie niższe niż te same tonery kupowane na wolnym rynku poza kontraktem. - Opłata za dostarczone materiały eksploatacyjne (tonery, tusze itp.).
Trzecią przykładową metodą rozliczenia kontraktów jest opłata za wykonane w ramach jednego miesiąca wydruki lub kopie. Cena jednego wydruku, analogicznie jak w poprzednich punktach, uzależniona jest od tego co ma ona pokrywać. Najniższy poziom rozlicza jedynie koszty tonerów. Jeżeli chcemy, aby w cenie jednego wydruku były zawarte dodatkowe usługi takie jak wydłużona gwarancja, przeglądy, podstawienie zastępczego urządzenia na czas naprawy itd., to wówczas koszt wzrasta.
Trzeba pamiętać o tym, że jeżeli zwiększamy zakres czynności dodatkowych, to zwiększamy również poziom obsługi serwisowej. W przypadku wariantu 1 i 3 bardzo często usługodawcy ustalają minimalny limit wykonanych wydruków w danym miesiącu. Dzięki takiemu rozwiązaniu zabezpiecza się minimalny poziom opłacalności kontraktu, a co za tym idzie zmniejsza się ryzyko, że usługa będzie świadczona na niskim poziomie.
Zalety kontraktów
- Główną zaletą jest to, że urządzenia pracują na oryginalnych materiałach eksploatacyjnych, których cena jest zdecydowanie mniejsza niż gdybyśmy musieli za nie zapłacić kupując poza kontraktem.
- Dokładając do opłat dodatkowe usługi zwiększamy poziom obsługi.
- Kontrakty zrzucają z użytkownika wiele czynności związanych z administrowaniem urządzeniami jak na przykład gospodarka materiałami eksploatacyjnymi. Czynności te są zautomatyzowane zwłaszcza w przypadku gdy jest możliwość podpięcia drukarek z systemami kontrolującymi ich stan.
- Jedna zbiorcza faktura za miesiąc świadczonej usługi określonej w kontrakcie.
- Umowa gwarantuje szybki czas reakcji w przypadku problemów technicznych.
Wynajem / dzierżawa kserokopiarki lub drukarki
Dzierżawa jest usługą, która pozwala na korzystanie z urządzenia drukującego bez konieczności jego zakupu. W zależności od potrzeb mogą być nią objęte zarówno małe drukarki lokalne jak i wysokowydajne kolorowe urządzenia wielofunkcyjne. Jest to rozwiązanie korzystne zarówno dla małych, jak i dużych firm, które chcą obniżyć koszty eksploatacji i zwiększyć wydajność pracy. Urządzenie przez cały okres dzierżawy pozostaje własnością wydzierżawiającego. Użytkownik nie jest właścicielem sprzętu i dzięki temu nie musi wprowadzać go na wyposażenie ani amortyzować. Użytkownik nie jest obciążony serwisem jak również zakupem materiałów eksploatacyjnych w postaci tonerów czy bębnów.
Zalety dzierżawy:
- Nie wymaga angażowania dużych środków finansowych.
- Obejmuje pełną opiekę serwisową i dostawę materiałów eksploatacyjnych (poza papierem i zszywkami).
- Zmniejsza się ilość czasu potrzebnego na administrowanie urządzeniami zwłaszcza, gdy istnieje możliwość podłączenia urządzeń do systemów monitorujących stan.
- Dzierżawca nie musi samodzielnie instalować i konfigurować sprzętu.
- Istnieje możliwość otrzymywania miesięcznych raportów i zestawień, które pozwalają łatwiej szacować koszty.
- Krótki czas reakcji serwisu zapewniony dzięki zapisom w umowie.
- Zapewnia stały dostęp do nowoczesnych i sprawnych urządzeń drukujących. Wraz ze zmianą wymagań istnieje możliwość wymiany na urządzenie spełniające oczekiwania użytkownika.
- Umożliwia elastyczne dopasowanie warunków umowy do potrzeb (np. czas trwania, ilość kopii, rodzaj urządzenia).
- Stanowi koszt uzyskania przychodu i podlega odliczeniu podatkowemu.