Jaka kserokopiarka do biura? Na co zwrócić uwagę przy wyborze?
Drukujące urządzenia wielofunkcyjne, znane również jako urządzenia wielofunkcyjne (MFP) lub po prostu kserokopiarki, to wszechstronne narzędzia, które łączą funkcję drukarki, skanera, kopiarki i faksu w jednym urządzeniu. Są one niezwykle przydatne zarówno w biurach, jak i domach, oferując szeroki zakres zastosowań.
- Jakie mają zastosowania?
- Jakie rozmiary papieru są obsługiwane?
- Jakie występują technologie druku?
- Jakie języki opisu strony są obsługiwane?
- Jakie są możliwości rozbudowy?
- Ile wynosi koszt druku?
- Jakimi kierować się parametrami przy wyborze?
- Co jest bardziej opłacalne? Zakup, wynajem i dzierżawa, czy usługa zarządzania drukiem?
Ad. 1 Jakie mają zastosowania?
Zastosowania domowe
W domu, drukujące urządzenia wielofunkcyjne są nieocenione dla codziennych zadań. Mogą służyć do drukowania dokumentów, zdjęć, prac domowych dla dzieci, a nawet do tworzenia kopii ważnych dokumentów. Funkcja skanowania pozwala na cyfrowe przechowywanie dokumentów, co jest szczególnie przydatne dla starych zdjęć i dokumentów, które chcemy zachować i zabezpieczyć.
Zastosowania biurowe
W środowisku biurowym, drukujące urządzenia wielofunkcyjne są niezbędne. Umożliwiają szybkie i efektywne drukowanie dokumentów, co jest kluczowe dla prowadzenia biznesu. Funkcja kopiowania pozwala na tworzenie wielu kopii dokumentów, co jest niezbędne np. podczas spotkań. Funkcja skanowania zapewnia przetworzenie dokumentu z formy papierowej w cyfrową co jest przydatne do przesyłania zeskanowanych dokumentów drogą elektroniczną lub ich archiwizacji. Dodatkowo, funkcja faksu (już coraz rzadsza) pozwala na szybkie przesyłanie dokumentów między różnymi biurami lub lokalizacjami.
Zastosowania Specjalistyczne
Drukujące urządzenia wielofunkcyjne są również używane w specjalistycznych dziedzinach. Na przykład, w dziedzinie grafiki komputerowej, mogą być używane do skanowania rysunków lub drukowania próbek kolorów. W medycynie, mogą być używane do drukowania wyników badań lub skanowania dokumentacji medycznej. W poligrafii do druku broszur, książek, wizytówek, plakatów itp.
Jak widać, kserokopiarki są niezwykle wszechstronne, oferując szeroki zakres zastosowań w różnych środowiskach. Ich zdolność do wykonywania wielu zadań w jednym urządzeniu sprawia, że są one nieocenione zarówno w biurach, jak i domach. Bez względu na to, czy potrzebujesz drukować, skanować, kopiować czy faksować, drukujące urządzenia wielofunkcyjne są niezbędnym narzędziem pracy.
Ad. 2 Jakie rozmiary papieru są obsługiwane?
Kserokopiarki są zdolne do obsługi różnych rozmiarów papieru, co pozwala na różnorodne zastosowania, od drukowania standardowych dokumentów biurowych po tworzenie profesjonalnych wydruków graficznych. Poniżej przedstawiamy kilka najczęściej stosowanych rozmiarów papieru.
Format A
Jest najczęściej stosowanym standardem rozmiarów papieru na świecie. Został on wprowadzony przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO) i obejmuje następujące wymiary:
- A3: 297 x 420 mm
- A4: 210 x 297 mm
- A5: 148 x 210 mm
- A6: 105 x 148 mm
Format B
Jest również standardem ISO i jest szeroko stosowany w drukowaniu. Rozmiary papieru w formacie B są między odpowiadającymi im rozmiarami w formacie A. Na przykład, B4 jest pomiędzy A3 a A4. Ten format najczęściej używany jest w poligrafii do drukowania plakatów, broszur i innych materiałów marketingowych.
Format C
Jest kolejnym standardem ISO, który jest używany głównie do kopert. Rozmiary papieru w formacie C są zaprojektowane tak, aby pasowały do odpowiadających im rozmiarów papieru w formacie A.
Formaty Amerykańskie
W Stanach Zjednoczonych, najczęściej stosowanymi rozmiarami papieru są Letter (216 x 279 mm), Legal (216 x 356 mm) i Tabloid (279 x 432 mm). Te rozmiary są często używane w drukujących urządzeniach wielofunkcyjnych w Ameryce Północnej.
Różne rozmiary papieru pozwalają na różnorodne zastosowania w kserokopiarkach. Wybór odpowiedniego rozmiaru papieru zależy od konkretnego zadania drukowania. Pamiętaj, że nie wszystkie drukujące urządzenia wielofunkcyjne mogą obsługiwać wszystkie rozmiary papieru, dlatego zawsze warto sprawdzić specyfikację urządzenia przed zakupem.
Ad. 3 Jakie występują technologie druku?
Technologia druku w tych urządzeniach jest kluczowa dla ich funkcjonalności i wydajności. Poniżej omówimy dwie główne technologie druku stosowane w urządzeniach wielofunkcyjnych: druk laserowy/LED-owy i druk atramentowy. W bardzo niewielkim stopniu wykorzystywane są jeszcze dwie technologie: termiczna oraz termotransferowa, ale mają one tak marginalne zastosowanie, że nie będziemy ich omawiać.
Druk laserowy / LED-owy
Druk laserowy to popularna technologia druku stosowana w kserokopiarkach i drukarkach, szczególnie w środowiskach biurowych. Drukarki laserowe działają poprzez naświetlanie obrazu na bęben w celu zmiany potencjału ładunków za pomocą lasera lub LED-ów. Obraz na bębnie przyciąga toner, który jest następnie przenoszony na papier i utrwalany za pomocą ciepła.
- Zalety obejmują wysoką prędkość druku, precyzję i wydajność, co czyni go idealnym dla dużych wolumenów druku. Drukarki laserowe kolorowe czy czarno-białe dają bardzo dobrą jakość druku na papierach zwykłych, który jest najczęściej wykorzystywany w środowisku biurowym. Dodatkowo wyróżniają się wysoką trwałością druku.
- Wady. Duży pobór prądu, wysoka wrażliwość na niskiej jakości materiały eksploatacyjne oraz duża ilość odpadów po tonerze.
Druk atramentowy
Druk atramentowy to inna powszechna technologia druku stosowana w urządzeniach wielofunkcyjnych. Drukarki atramentowe działają poprzez rozpylanie mikroskopijnych kropli atramentu na papier. Technologia ta była często kojarzona z stosowaniem tylko w drukarkach domowych i małych biurach. Obecnie bardzo się to zmieniło i na rynku oferowana jest pokaźna grupa urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek do zastosowań w małych, średnich i dużych biurach. Liderem w rozwiązaniach tego typu jest firma Epson. Oprócz tego druk atramentowy jest bardzo rozpowszechniony w wielkoformatowych ploterach drukujących.
- Zalety. Należy wymienić zalety środowiskowe, czyli bardzo mały pobór prądu oraz mała ilość odpadów, które generowane są głównie przez opakowania materiałów eksploatacyjnych oraz samych pojemników na tusze. Dużą użyteczną zaletą drukarek atramentowych jest natychmiastowa gotowość do druku po otrzymaniu pliku. Związane jest to z tym, że tego typu urządzenia nie posiadają termicznych zespołów utrwalających, które przed wydrukiem muszą się nagrzać. W przypadku zakupu drukarek lub urządzeń wielofunkcyjnych ze stałym systemem zasilania tuszu, koszty druku są bardzo, ale to bardzo niskie.
- Wady. Każde urządzenie atramentowe musi drukować. Nie można dopuszczać do tego, aby stało bezczynnie przez dłuższy czas. Bezczynność powoduje w tych urządzeniach niebezpieczeństwo zasychania głowic drukujących.
W przypadku druku kolorowego na papierach zwykłych, barwy nie będą odpowiednio nasycone. Zadruk dużych powierzchni na cienkim papierze spowoduje jego pofałdowanie.
Ad. 4 Jakie języki opisu strony są obsługiwane?
Języki opisu strony (Page Description Languages, PDLs) są kluczowym elementem technologii druku. Są to języki programowania, które opisują wygląd strony do wydrukowania. Poniżej omówimy dwa najpopularniejsze języki opisu strony występujące w drukarkach i kserokopiarkach: PostScript i PCL.
PostScript
PostScript, opracowany przez Adobe Systems, jest jednym z najbardziej zaawansowanych i precyzyjnych języków opisu strony. PostScript to język programowania, do którego odczytania, urządzenie potrzebuje zainstalowanego w drukarce interpretera. Zawiera on typowe elementy języków programowania, jak: zmienne, instrukcje warunkowe i procedury. Dzięki temu jest to bardzo rozbudowany język, który precyzyjnie określa parametry każdego znaku i kreski na wydruku wraz z jego skalowaniem i kolorowaniem. Język opisu strony PostScript jest niezależny od urządzenia (drukarki, plotera). To wbudowany interpreter decyduje o kształcie wydruku. Dzięki temu każdy z wydruków powinien wyglądać tak samo. Nie ważne, na jakiej drukarce został wykonany.
- Zalety PostScript'u obejmują doskonałą jakość druku, szczególnie dla złożonych dokumentów z dużą ilością grafiki. Jest to język standardowy dla drukarni i publikacji, co czyni go idealnym dla profesjonalnych zastosowań druku.
- Wady PostScript'u obejmują wyższy koszt urządzeń obsługujących ten język oraz wolniejszy czas druku w porównaniu do innych języków opisu strony.
PCL (Printer Command Language)
PCL, opracowany przez Hewlett-Packard, jest innym popularnym językiem opisu strony. PCL jest językiem poleceń.
Sterownik (driver), czyli program zarządzający, wysyła komendy PCL do drukarki jedna po drugiej, mówiące, co i gdzie ma wydrukować, a ta wykonuje je natychmiast. Jest to mniej skomplikowany język w porównaniu do PostScript, co czyni go szybszym i mniej kosztownym do implementacji.- Zalety PCL obejmują szybkość druku i niższy koszt urządzeń obsługujących PCL. Jest to dobry wybór dla większości zastosowań biurowych i domowych.
- Wady PCL obejmują niższą jakość druku dla złożonych dokumentów i grafik w porównaniu do PostScript'u.
Inne języki opisu strony
Na pewno wielu użytkowników spotkało się z terminem emulacja PCL lub emulacja PostScript. Jest to nic innego jak własne wersje obu języków stworzone przez producentów danych urządzeń. W przeszłości powstał spór o czcionki pomiędzy Adobe, Apple i Microsoft, który zmusił Adobe do upublicznienia kodów języka PostScript. Wykorzystali to inni producenci drukarek i chcąc obniżyć koszty, stworzyli swoje wersje języka PostScript zwane emulacjami. Należy jednak zaznaczyć, że nie zawsze to rozwiązanie sprawdza się i nie może być wykorzystane w sytuacji, gdy chcemy być w 100% pewni standardu PostScript. Drukarki GDI (Graphics Device Interface) współpracują tylko i wyłącznie z systemami Windows. MS Windows w celu dokonania rasteryzacji obrazu wykorzystuje swój wewnętrzny system graficzny GDI. Istnieje jeszcze wiele innych języków opisu strony stworzonych przez producentów drukarek, ale ograniczają się one do działania wyłącznie w ramach produktów jedynie danej marki.
Podsumowując, wybór między PostScript'em, a PCL zależy od indywidualnych potrzeb użytkownika. PostScript jest zazwyczaj lepszy dla profesjonalnych zastosowań druku, które wymagają wysokiej jakości i precyzji. PCL jest zazwyczaj lepszy dla codziennych zastosowań druku, które wymagają szybkości i efektywności kosztowej. Bez względu na język opisu strony, zarówno drukarki, jak i urządzenia wielofunkcyjne oferują szeroki zakres funkcji, które mogą zaspokoić różne potrzeby druku. Wybór urządzenia z odpowiednim językiem opisu strony ważnym jest nie tylko ze względu na przeznaczenie drukarki, ale również ze względu na środowisko w jakim będą one pracować. Dla przykładu, w wielu przypadkach, aby drukować z komputerów wyposażonych w system iOS, drukarka lub urządzenie wielofunkcyjne będzie musiało być wyposażone w Postscript.
Ad. 4 Jakie są możliwości rozbudowy?
Istnieje wiele opcji i funkcji dodatkowych, które mogą zwiększyć wydajność i funkcjonalność drukujących urządzeń wielofunkcyjnych. Obecnie wszyscy producenci prześcigają się w oferowaniu coraz to nowych opcji co powoduje, że ich ilość i rodzaj jest bardzo duża. Dotyczy to zwłaszcza urządzeń formatu A3 gdzie możliwości rozbudowy są o wiele większe niż w urządzeniach A4.
Opcje wejściowe podstawowe – związane z podawaniem papieru i oryginalnych dokumentów:
- podstawa z kółkami – zwykła szafka na kółkach na którą stawiamy urządzenie, która pełni również funkcję schowka na papier i tonery,
- dodatkowe kasety lub podstawy z dodatkowymi szufladami na papier,
- banki papieru – są to zasobniki na papier o większych pojemnościach np. na 2000 arkuszy,
- podajniki oryginałów, które najczęściej wyposażone są w dupleks, dzięki czemu są w stanie obrócić dokument w celu zeskanowania dwóch stron za jednym razem. Generalnie ten rodzaj opcji można podzielić na skanujące dwustronny oryginał z dwóch stron za jednym przejściem lub dwoma przejściami. Coraz rzadziej stosowane są podajniki bez możliwości odwracania.
Opcje wyjściowe:
- finiszery wewnętrzne zszywające,
- finiszery zewnętrzne zszywające,
- finiszery zewnętrzne zszywające z funkcją składania do formatu broszury,
- separator prac,
- dziurkacze,
- składarki.
Opcje elektroniczne:
- szyfrowanie dysku,
- czcionki kodów kreskowych i Unicode,
- rozpoznawanie tekstu OCR,
- antywirus,
- moduł ochrony danych,
- moduł wydruku bezpośredniego plików MS Office (.xlsx, .docx, .pptx).
Opcje łączności i dostępu:
- faks,
- Wi-Fi,
- interfejs sieciowy LAN,
- interface USB,
- czytnik kart zbliżeniowych,
- czytnik kart biometrycznych.
Urządzenia wielofunkcyjne są niezwykle wszechstronne i mogą znacznie zwiększyć wydajność w biurze. Wybór odpowiedniego urządzenia zależy od specyficznych potrzeb Twojej firmy. Pamiętaj, że dodatkowe funkcje mogą zwiększyć koszt urządzenia, więc ważne jest, aby dokładnie rozważyć, które z nich są dla Ciebie najważniejsze.