Przed sprzedażą lub zwrotem kserokopiarki po dzierżawie, absolutnie kluczowe jest trwałe usunięcie wszystkich danych z jej dysku twardego. Zwykłe “przywrócenie ustawień fabrycznych” nie usuwa danych w sposób bezpieczny. Należy skorzystać z wbudowanych, specjalistycznych funkcji. Pierwszym krokiem jest wymazanie wszystkich ustawień, książki adresowej i logów użytkowników. Drugim, najważniejszym, jest trwałe wyczyszczenie dysku twardego. Należy użyć funkcji nadpisywania danych (Data Overwrite), która wielokrotnie zapisuje cały dysk losowymi danymi, uniemożliwiając odzyskanie poprzedniej zawartości. Wiele urządzeń oferuje różne poziomy nadpisywania, zgodne z międzynarodowymi standardami bezpieczeństwa. Tę operację najlepiej zlecić profesjonalnemu serwisowi, który potwierdzi jej wykonanie.