Kserokopiarka działa w oparciu o proces zwany kserografią (z greckiego “suche pisanie”). W uproszczeniu proces wygląda następująco:

1. Ładowanie: Powierzchnia światłoczułego bębna jest równomiernie ładowana elektrostatycznie.

2. Naświetlanie: Silne światło lampy omiata oryginalny dokument, a jego odbicie jest kierowane przez system luster i soczewek na powierzchnię bębna. W miejscach jasnych (niezadrukowanych) ładunek na bębnie jest neutralizowany. W miejscach ciemnych (tekst, grafika) ładunek pozostaje, tworząc utajony, elektrostatyczny obraz.

3. Wywoływanie: Drobinki tonera (proszku barwiącego), które są naładowane przeciwnym ładunkiem, przylegają do naładowanych miejsc na bębnie.

4. Transfer: Obraz z tonera jest przenoszony z bębna na kartkę papieru.

5. Utrwalanie: Kartka z tonerem przechodzi przez zespół grzewczy (piec), gdzie wysoka temperatura i docisk wtapiają proszek we włókna papieru, tworząc trwały wydruk.