Liczba pracowników jest jednym z kluczowych wskaźników, ale ważniejsza jest suma generowanych przez nich wydruków. Można jednak przyjąć pewne ogólne założenia. Dla małego zespołu 1-5 osób, który drukuje niewiele, wystarczy wydajne urządzenie A4 o prędkości ok. 20-30 stron na minutę. W firmie zatrudniającej 5-15 osób, gdzie drukuje się regularnie, warto rozważyć szybszy model A4 lub podstawowy model A3, oferujący prędkość 30-40 ppm i większe podajniki papieru. Dla dużych działów lub firm powyżej 15 pracowników, gdzie kserokopiarka pracuje niemal bez przerwy, niezbędne będzie wydajne urządzenie A3 o prędkości powyżej 40 ppm, z kilkoma kasetami na papier i opcjonalnym finiszerem. Zawsze warto jednak przeprowadzić audyt wydruków, aby precyzyjnie określić miesięczne obciążenie.