Ustawienia nazwy pliku

Ustawienia nazwy pliku to opcje dostępne w oprogramowaniu sterującym skanerem lub na panelu sterowania urządzenia wielofunkcyjnego, które pozwalają użytkownikowi na określenie, jak zostanie nazwany plik cyfrowy powstały w wyniku skanowania. Właściwe zarządzanie nazewnictwem plików jest ważne dla organizacji, identyfikacji i łatwego odnajdywania zeskanowanych dokumentów.

Większość skanerów i urządzeń wielofunkcyjnych oferuje pewien poziom automatyzacji i personalizacji w zakresie nadawania nazw plikom. Typowe opcje i możliwości w ustawieniach nazwy pliku obejmują:

• Prefiks/sufiks: możliwość dodania stałego tekstu na początku (prefiks) lub na końcu (sufiks) nazwy pliku. Na przykład, prefiks “SKAN_” lub “Faktura_”.
• Data i czas: automatyczne wstawianie aktualnej daty (w różnych formatach, np. RRRRMMDD) i czasu zeskanowania do nazwy pliku. Jest to bardzo przydatne do zapewnienia unikalności nazw i chronologicznego porządku plików (np. SKAN_20231027_103545.pdf).
• Licznik sekwencyjny: dodawanie rosnącego numeru sekwencyjnego do nazwy pliku. Jest to przydatne przy skanowaniu wielu dokumentów jako oddzielne pliki (np. Raport_001.pdf, Raport_002.pdf).
• Nazwa użytkownika: w środowiskach sieciowych i systemach zarządzania drukiem, możliwe jest automatyczne dodanie nazwy użytkownika, który wykonał skanowanie, do nazwy pliku.
• Nazwa miejsca docelowego (profilu): w przypadku skanowania do predefiniowanych folderów sieciowych lub profili, nazwa pliku może automatycznie uwzględniać nazwę profilu.
• Ręczne wprowadzanie nazwy: możliwość ręcznego wpisania unikalnej nazwy pliku przez użytkownika za pomocą klawiatury na panelu sterowania urządzenia (jeśli jest dostępna) lub poprzez interfejs oprogramowania.
• Korzystanie z metadanych (w zaawansowanych systemach): w bardziej złożonych systemach zarządzania dokumentami, nazwa pliku może być generowana dynamicznie na podstawie metadanych wprowadzonych przez użytkownika podczas skanowania (np. typ dokumentu, numer faktury, nazwa klienta).

Korzyści z korzystania z elastycznych ustawień nazwy pliku to:

• Ułatwiona organizacja plików: standaryzowane i informacyjne nazwy plików ułatwiają zarządzanie i sortowanie zeskanowanych dokumentów.
• Szybkie odnajdywanie dokumentów: łatwiej znaleźć potrzebny plik, gdy nazwa zawiera kluczowe informacje (np. data, typ dokumentu).
• Zapewnienie unikalności: automatyczne dodawanie daty/czasu lub licznika zapobiega nadpisywaniu plików o tej samej nazwie.
• Usprawnienie przepływu pracy: automatyczne nazewnictwo przyspiesza proces skanowania i zapisywania dokumentów.

Dostosowanie ustawień nazwy pliku w zależności od typu skanowanych dokumentów i miejsca ich przechowywania jest kluczowe dla utrzymania porządku w cyfrowym archiwum i efektywnego zarządzania informacją.