Ustawienia formatu pliku

Ustawienia formatu pliku to opcje dostępne w oprogramowaniu sterującym skanerem lub na panelu sterowania urządzenia wielofunkcyjnego, które pozwalają użytkownikowi na wybranie typu pliku cyfrowego, w jakim ma zostać zapisany zeskanowany dokument. Wybór formatu pliku jest kluczową decyzją, ponieważ wpływa na sposób przechowywania danych obrazu, kompresję, rozmiar pliku, kompatybilność z różnymi aplikacjami, a także na możliwość edycji i przeszukiwania zawartości dokumentu.

Nowoczesne skanery i urządzenia wielofunkcyjne oferują wsparcie dla wielu popularnych formatów plików skanowania, aby sprostać różnorodnym potrzebom. Najczęściej spotykane opcje w ustawieniach formatu pliku to:

• PDF (Portable Document Format): bardzo popularny format do skanowania dokumentów. Jest idealny do archiwizacji i udostępniania dokumentów, ponieważ zachowuje oryginalne formatowanie i jest uniwersalnie czytelny na różnych platformach. W ustawieniach PDF można często wybrać:
  • Standardowy PDF: zeskanowane strony jako obrazy.
  • Searchable PDF (PDF z możliwością przeszukiwania): wykorzystuje OCR do dodania niewidzialnej warstwy tekstowej, umożliwiając wyszukiwanie i kopiowanie tekstu.
  • PDF/A: standard do długoterminowej archiwizacji.
  • Kompresja: różne poziomy kompresji w celu zredukowania rozmiaru pliku.
• JPEG (Joint Photographic Experts Group): standardowy format graficzny wykorzystujący kompresję stratną. Najlepszy do skanowania zdjęć i obrazów z płynnymi przejściami tonalnymi, gdzie niewielka utrata jakości jest akceptowalna w zamian za mały rozmiar pliku. Niezalecany do dokumentów tekstowych, ponieważ kompresja może powodować artefakty wokół tekstu.
• TIFF (Tagged Image File Format): format graficzny często używany do profesjonalnej archiwizacji i przetwarzania obrazów. Obsługuje zarówno kompresję bezstratną, jak i nieskompresowany zapis, co zapewnia najwyższą jakość kosztem większego rozmiaru pliku. TIFF jest dobry do skanowania dokumentów tekstowych, linii, rysunków i obrazów, gdzie wierność detali jest kluczowa. Może również obsługiwać wielostronicowe dokumenty.
• XPS (XML Paper Specification): format dokumentów stałych opracowany przez Microsoft, alternatywa dla PDF w środowisku Windows.
• OOXML (Office Open XML): niektóre skanery mogą skanować bezpośrednio do formatów pakietu Microsoft Office, takich jak DOCX, XLSX, PPTX. Ta opcja zazwyczaj wykorzystuje wbudowane OCR, tworząc plik z tekstem edytowalnym.

Wybór formatu pliku powinien być świadomy i uwzględniać:

• Przeznaczenie zeskanowanego dokumentu: czy ma być archiwizowany, udostępniany, edytowany, przeszukiwany, czy używany jako obraz.
• Wymagana jakość: czy wierność detali i koloru jest krytyczna.
• Ograniczenia rozmiaru pliku: czy plik musi być mały do przesłania e-mailem lub przechowywania na ograniczonej przestrzeni.
• Kompatybilność: czy odbiorcy będą mogli otworzyć dany format pliku.

Ustawienia formatu pliku są integralną częścią konfiguracji skanowania i pozwalają na dostosowanie procesu do specyficznych potrzeb użytkownika.