Statystyki użytkowania

Statystyki użytkowania drukarek, kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych (MFP) to zagregowane i przetworzone dane liczbowe oraz informacje jakościowe, które obrazują, w jaki sposób i w jakim zakresie poszczególne urządzenia lub cała flota drukująca są wykorzystywane w organizacji w danym okresie. Gromadzenie i analiza statystyk użytkowania są kluczowe dla efektywnego zarządzania infrastrukturą druku, optymalizacji kosztów, planowania zasobów, identyfikacji trendów oraz podejmowania świadomych decyzji dotyczących modernizacji lub konsolidacji sprzętu. Informacje te są często prezentowane w formie raportów użycia (Usage Reports) i stanowią podstawę dla procesów takich jak księgowanie zleceń druku/kopii oraz monitorowanie aktywności użytkowników.

Jakie dane obejmują statystyki użytkowania?

Statystyki użytkowania mogą obejmować bardzo szeroki zakres danych, w zależności od możliwości urządzenia i systemu zbierającego informacje:

  1. Ogólne wolumeny produkcji dokumentów:
    • Całkowita liczba wydrukowanych stron.
    • Całkowita liczba wykonanych kopii.
    • Całkowita liczba zeskanowanych stron (do różnych miejsc docelowych: e-mail, folder, chmura, USB).
    • Całkowita liczba wysłanych i odebranych faksów.
    • Podział powyższych wolumenów na wydruki/kopie czarno-białe (monochromatyczne) i kolorowe.
    • Podział na wydruki/kopie jednostronne (simplex) i dwustronne (duplex).
  2. Dane dotyczące formatów i typów papieru:
    • Liczba stron wydrukowanych/skopiowanych na poszczególnych formatach papieru (np. A4, A3, Letter, Legal, A5).
    • Informacje o wykorzystaniu różnych typów nośników (np. papier standardowy, papier o wyższej gramaturze, papier firmowy, etykiety, koperty, folie).
    • Zużycie papieru z poszczególnych podajników kasetowych lub podajnika ręcznego.
  3. Statystyki według użytkownika lub grupy/działu (jeśli włączone jest uwierzytelnianie i księgowanie):
    • Liczba stron wydrukowanych/skopiowanych przez poszczególnych użytkowników lub działy.
    • Ranking użytkowników/działów pod względem największego wolumenu lub kosztu.
    • Średnia liczba stron na użytkownika.
  4. Statystyki według urządzenia:
    • Wolumeny produkcji dla każdej indywidualnej drukarki/MFP w flocie.
    • Stopień wykorzystania poszczególnych urządzeń (obciążenie pracą).
    • Porównanie wydajności i kosztów eksploatacji różnych modeli.
  5. Trendy czasowe:
    • Analiza zmian wolumenów druku/kopii w czasie (np. dzienne, tygodniowe, miesięczne, roczne).
    • Identyfikacja okresów szczytowego obciążenia.
  6. Statystyki dotyczące kosztów (jeśli system jest skonfigurowany do ich obliczania):
    • Całkowity koszt drukowania/kopiowania w danym okresie.
    • Koszt na stronę (CPP – Cost Per Page) dla wydruków mono i kolor.
    • Koszt według użytkownika, działu, urządzenia.
    • Oszczędności wynikające np. z druku dwustronnego lub ograniczenia koloru.
  7. Statystyki dotyczące błędów i zdarzeń serwisowych:
    • Liczba i rodzaje zacięć papieru.
    • Liczba i rodzaje innych błędów urządzenia.
    • Częstotliwość interwencji serwisowych.
  8. Informacje o wykorzystaniu funkcji specjalnych:
    • Częstotliwość korzystania z funkcji wykańczania końcowego (np. zszywanie, dziurkowanie, składanie).
    • Wykorzystanie funkcji skanowania do określonych miejsc docelowych.

Źródła danych dla statystyk użytkowania:

  • Wewnętrzne liczniki urządzeń: Każda drukarka/MFP posiada wbudowane liczniki zliczające podstawowe operacje. Mogą być one odczytywane manualnie z panelu, poprzez interfejs webowy (EWS) lub zdalnie przez oprogramowanie.
  • Dzienniki zadań (Job Logs): Szczegółowe zapisy o każdym wykonanym zadaniu, przechowywane w pamięci urządzenia lub na serwerze druku.
  • Oprogramowanie do zarządzania drukiem (Print Management Software / MPS Solutions): Scentralizowane systemy, które aktywnie zbierają, agregują i analizują dane ze wszystkich monitorowanych urządzeń w sieci, oferując najbardziej zaawansowane możliwości generowania statystyk użytkowania i raportów.
  • Dane z systemów uwierzytelniania i księgowania: Jeśli wdrożono systemy wymagające logowania użytkowników, dane o ich aktywności są precyzyjnie rejestrowane.

Prezentacja i analiza statystyk:

Statystyki użytkowania są najczęściej prezentowane w formie:

  • Raportów tabelarycznych: Zestawienia liczbowe, często z możliwością eksportu do formatów takich jak CSV, Excel, PDF.
  • Wykresów i diagramów: Graficzna prezentacja danych (np. wykresy kołowe, słupkowe, liniowe) ułatwiająca wizualizację trendów i porównań.
  • Pulpitów nawigacyjnych (Dashboardów): Interaktywne panele w oprogramowaniu zarządzającym, prezentujące kluczowe wskaźniki (KPI – Key Performance Indicators) w czasie rzeczywistym lub za wybrany okres.

Analiza tych statystyk pozwala na:

  • Identyfikację obszarów generujących największe koszty.
  • Wykrycie nieefektywności (np. nadużywanie druku w kolorze, niepotrzebne drukowanie jednostronne).
  • Ocenę, czy obecna flota drukująca jest optymalnie dopasowana do potrzeb organizacji.
  • Monitorowanie wpływu wdrożonych polityk drukowania.
  • Prognozowanie przyszłych potrzeb i budżetowanie.

Korzyści z analizy statystyk użytkowania:

  • Świadome zarządzanie kosztami: Możliwość podejmowania decyzji opartych na twardych danych w celu redukcji wydatków na druk.
  • Optymalizacja infrastruktury druku: Lepsze dopasowanie liczby, typów i lokalizacji urządzeń do rzeczywistego zapotrzebowania.
  • Poprawa efektywności operacyjnej: Identyfikacja “wąskich gardeł” lub niewykorzystanych zasobów.
  • Wzmocnienie polityk bezpieczeństwa i zgodności: Analiza, kto i co drukuje, może wspierać działania audytowe.
  • Promowanie odpowiedzialnych zachowań użytkowników: Udostępnianie pracownikom informacji o ich wpływie na koszty i środowisko.
  • Wsparcie dla inicjatyw “Green IT”: Monitorowanie zużycia papieru i energii, promowanie druku dwustronnego.
  • Lepsze negocjacje z dostawcami: Posiadanie szczegółowych danych o wolumenach i wzorcach druku wzmacnia pozycję negocjacyjną przy zakupie nowych urządzeń, materiałów eksploatacyjnych czy usług MPS.

Regularne gromadzenie, przeglądanie i analizowanie statystyk użytkowania jest niezbędne dla każdej organizacji, która chce efektywnie zarządzać swoją infrastrukturą druku, kontrolować koszty i podejmować strategiczne decyzje oparte na faktach. Jest to fundament świadomego i odpowiedzialnego podejścia do wykorzystania zasobów biurowych.