Skanowanie do pliku (PDF, TIFF, JPEG, PDF/A, sPDF)

Skanowanie do pliku (Scan to File) to jedna z podstawowych i najczęściej wykorzystywanych funkcji nowoczesnych skanerów, urządzeń wielofunkcyjnych (MFP) oraz skanerów wielkoformatowych. Umożliwia ona zapisanie zeskanowanego obrazu cyfrowego bezpośrednio na nośniku pamięci komputera lub samego urządzenia w postaci pliku w określonym formacie graficznym lub dokumentowym. Wybór odpowiedniego formatu pliku jest kluczowy, ponieważ wpływa on na jakość obrazu, rozmiar pliku, możliwości edycji, kompatybilność z różnymi aplikacjami oraz przeznaczenie zeskanowanego dokumentu.

Oprogramowanie sterujące skanerem (sterownik TWAIN/WIA/ISIS lub dedykowana aplikacja do skanowania) zazwyczaj oferuje użytkownikowi możliwość wyboru formatu pliku wyjściowego. Do najpopularniejszych formatów wykorzystywanych przy skanowaniu do pliku należą:

  1. PDF (Portable Document Format):
    • Jest to jeden z najpopularniejszych i najbardziej wszechstronnych formatów do archiwizacji i udostępniania zeskanowanych dokumentów.
    • Zalety:
      • Zachowanie wyglądu dokumentu: Pliki PDF wyglądają tak samo niezależnie od systemu operacyjnego, aplikacji czy urządzenia, na którym są otwierane.
      • Możliwość tworzenia plików wielostronicowych: Idealny do skanowania książek, raportów, umów itp. Wszystkie strony są zapisane w jednym pliku.
      • Kompresja: PDF obsługuje różne metody kompresji (zarówno bezstratne, jak i stratne) dla obrazów i tekstu, co pozwala na uzyskanie stosunkowo niewielkich rozmiarów plików przy zachowaniu dobrej jakości.
      • Osadzanie czcionek: Gwarantuje, że tekst będzie wyglądał poprawnie nawet jeśli odbiorca nie ma zainstalowanych użytych czcionek.
      • Funkcje bezpieczeństwa: Możliwość zabezpieczenia pliku hasłem, ograniczenia drukowania, kopiowania czy edycji.
      • Obsługa metadanych: Możliwość dodawania informacji o dokumencie (autor, tytuł, słowa kluczowe).
    • Warianty PDF popularne przy skanowaniu:
      • PDF obrazowy (Image-only PDF): Najprostszy typ, gdzie każda strona PDF jest po prostu obrazem (np. JPEG lub TIFF) zeskanowanej strony. Tekst nie jest przeszukiwalny ani edytowalny.
      • PDF z warstwą tekstową (Searchable PDF – sPDF): Oprócz obrazu zeskanowanej strony, plik zawiera również niewidoczną warstwę tekstu wygenerowaną w procesie OCR (Optical Character Recognition – Optyczne Rozpoznawanie Znaków). Umożliwia to przeszukiwanie tekstu w dokumencie oraz jego kopiowanie. Jest to bardzo pożądana funkcja przy archiwizacji.
      • PDF/A (PDF for Archiving): Specjalny podstandard formatu PDF zoptymalizowany pod kątem długoterminowej archiwizacji dokumentów elektronicznych. Gwarantuje, że plik będzie można poprawnie otworzyć i odczytać w przyszłości. Nakłada pewne ograniczenia (np. wszystkie czcionki muszą być osadzone, brak szyfrowania, brak niektórych elementów dynamicznych). Bardzo popularny w instytucjach, archiwach, bibliotekach.
  2. TIFF (Tagged Image File Format):
    • Bardzo popularny format w zastosowaniach profesjonalnych, DTP (przygotowanie do druku) oraz archiwizacji, gdzie kluczowa jest najwyższa jakość obrazu.
    • Zalety:
      • Kompresja bezstratna: Najczęściej stosowana kompresja LZW lub ZIP w plikach TIFF nie powoduje żadnej utraty jakości obrazu, w przeciwieństwie do JPEG. Możliwy jest również zapis bez kompresji.
      • Obsługa różnych głębi kolorów: Od 1-bitowej czerni i bieli, przez skalę szarości, po 24-bitowy i 48-bitowy kolor.
      • Obsługa wielu stron w jednym pliku (multi-page TIFF): Podobnie jak PDF, choć mniej powszechnie używane w tym celu.
      • Obsługa warstw i kanałów alfa (przezroczystości): Przydatne w zaawansowanej edycji graficznej.
      • Szeroko wspierany przez profesjonalne oprogramowanie graficzne.
    • Wady:
      • Duże rozmiary plików: Ze względu na bezstratną kompresję (lub jej brak), pliki TIFF są zazwyczaj znacznie większe niż pliki JPEG o tej samej rozdzielczości.
      • Mniej popularny do udostępniania w internecie czy przez e-mail z powodu rozmiaru.
  3. JPEG (Joint Photographic Experts Group):
    • Najpopularniejszy format do przechowywania i udostępniania obrazów fotograficznych oraz grafiki o bogatych kolorach i płynnych przejściach tonalnych.
    • Zalety:
      • Bardzo efektywna kompresja stratna: Pozwala na uzyskanie znacznie mniejszych rozmiarów plików w porównaniu do TIFF, co jest idealne do publikacji w internecie, przesyłania e-mailem czy przechowywania dużej liczby zdjęć. Użytkownik może zazwyczaj wybrać poziom kompresji (jakości) – wyższa kompresja oznacza mniejszy plik, ale większą utratę jakości.
      • Dobra jakość przy odpowiednim poziomie kompresji: Przy umiarkowanych ustawieniach kompresji, utrata jakości jest często niezauważalna dla ludzkiego oka.
      • Szeroko wspierany przez wszystkie przeglądarki internetowe, programy graficzne i urządzenia.
    • Wady:
      • Kompresja stratna: Każde kolejne zapisanie pliku JPEG (po edycji) powoduje dalszą, nieodwracalną utratę jakości. Dlatego nie jest to format zalecany do archiwizacji obrazów, które będą wielokrotnie edytowane.
      • Nieodpowiedni dla grafiki z ostrymi krawędziami, tekstem, rysunkami kreskowymi: Kompresja JPEG może powodować artefakty (rozmycia, “aureole”) wokół ostrych krawędzi i drobnego tekstu. W takich przypadkach lepsze są formaty bezstratne (TIFF, PNG).
      • Nie obsługuje przezroczystości ani warstw.
      • Nie obsługuje plików wielostronicowych.
  4. Inne formaty plików:
    • PNG (Portable Network Graphics): Format bezstratny, obsługujący przezroczystość (kanał alfa). Dobry do grafiki internetowej z ostrymi krawędziami, logotypów, ikon. Może być alternatywą dla TIFF dla niektórych zastosowań, oferując często lepszą kompresję bezstratną niż LZW w TIFF, ale nie obsługuje przestrzeni kolorów CMYK (tylko RGB i skalę szarości).
    • BMP (Bitmap): Starszy, prosty format bez kompresji (lub z prostą kompresją RLE). Generuje bardzo duże pliki i jest rzadziej używany.
    • GIF (Graphics Interchange Format): Starszy format, ograniczony do 256 kolorów, obsługuje animacje i przezroczystość. Nieodpowiedni do skanowania fotografii, ale czasami używany do prostej grafiki kreskowej.

Wybór formatu przy skanowaniu do pliku zależy od:

  • Rodzaju skanowanego oryginału: Tekst, rysunek kreskowy, fotografia.
  • Celu skanowania: Archiwizacja, edycja, publikacja w internecie, druk.
  • Wymaganej jakości: Czy dopuszczalna jest utrata jakości?
  • Potrzeby przeszukiwania tekstu (OCR).
  • Oczekiwanego rozmiaru pliku.

Nowoczesne oprogramowanie do skanowania często oferuje profile lub ustawienia predefiniowane dla różnych scenariuszy (np. “Skanuj do archiwum PDF/A”, “Skanuj zdjęcie do JPEG”, “Skanuj dokument tekstowy do sPDF”), co ułatwia użytkownikowi wybór optymalnych parametrów. Możliwość jednoczesnego zapisu w kilku formatach lub automatycznej konwersji po zeskanowaniu również zwiększa elastyczność przepływu pracy.