Skanowanie do folderu sieciowego (SMB/FTP)
Skanowanie do folderu sieciowego (Scan to Network Folder) to bardzo popularna i wydajna funkcja skanowania dostępna w większości urządzeń wielofunkcyjnych (MFP) i zaawansowanych skanerach sieciowych. Umożliwia ona zeskanowanie dokumentu fizycznego i automatyczne zapisanie powstałego w wyniku skanowania pliku cyfrowego bezpośrednio w określonym folderze udostępnionym w sieci komputerowej, bez konieczności używania komputera jako pośrednika.
Funkcja ta jest niezwykle przydatna w środowiskach biurowych i korporacyjnych, gdzie użytkownicy potrzebują łatwo i szybko zapisywać zeskanowane dokumenty w centralnych lokalizacjach dostępnych dla wielu osób lub systemów, takich jak:
- Współdzielone foldery projektowe.
- Folder osobisty użytkownika na serwerze plików.
- Repozytorium dokumentów systemu zarządzania treścią.
- Miejsce docelowe dla dokumentów przetwarzanych przez automatyczne workflow.
Skanowanie do folderu sieciowego najczęściej odbywa się przy użyciu standardowych protokołów sieciowych do udostępniania plików, takich jak:
- SMB (Server Message Block) / CIFS (Common Internet File System): protokół powszechnie używany w sieciach opartych na systemach Windows do udostępniania plików i drukarek.
- FTP (File Transfer Protocol): starszy, ale wciąż używany protokół do przesyłania plików między komputerami w sieci lub przez Internet. W przypadku skanowania do folderu sieciowego za pomocą FTP, skaner loguje się na serwer FTP i zapisuje plik w określonym katalogu.
Aby skonfigurować i używać funkcji skanowania do folderu sieciowego, wymagane jest:
- Urządzenie wielofunkcyjne/skaner musi być podłączone do sieci, w której znajduje się folder docelowy.
- Na serwerze lub komputerze docelowym należy utworzyć folder udostępniony i skonfigurować odpowiednie uprawnienia dostępu dla konta, z którego skaner będzie się łączył (często jest to dedykowane konto użytkownika sieciowego lub konto gościa z ograniczonymi uprawnieniami).
- Na panelu sterowania urządzenia skanującego lub w interfejsie webowym urządzenia należy skonfigurować ścieżkę sieciową do folderu docelowego (np. \\nazwa_serwera\nazwa_udziału\folder_docelowy dla SMB) oraz dane uwierzytelniające (login i hasło) do połączenia z udziałem sieciowym.
Po konfiguracji, proces skanowania do folderu sieciowego wygląda następująco:
- Użytkownik umieszcza dokument w podajniku lub na szybie.
- Na panelu sterowania wybiera funkcję “Skanuj do Folderu” lub podobną.
- Wybiera predefiniowany profil skanowania do folderu sieciowego (jeśli są skonfigurowane) lub ręcznie wprowadza adres folderu i dane logowania (rzadziej). Często można wybrać spośród listy folderów, do których użytkownik ma dostęp.
- Dostosowuje ustawienia skanowania (kolor/mono, rozdzielczość, format pliku – PDF, JPEG, TIFF) i opcjonalnie nazwę pliku.
- Uruchamia skanowanie. Urządzenie skanuje, tworzy plik cyfrowy i przesyła go bezpośrednio do wskazanego folderu w sieci.
Zalety skanowania do folderu sieciowego to:
- Szybkość i wygoda: bezpośredni zapis zeskanowanych dokumentów w centralnym miejscu.
- Łatwe udostępnianie: zeskanowane dokumenty są natychmiast dostępne dla innych użytkowników sieci.
- Integracja z procesami biznesowymi: umożliwia automatyczne umieszczanie dokumentów w systemach zarządzania dokumentami czy workflow.
- Centralne zarządzanie: ułatwia archiwizację i zarządzanie zeskanowanymi dokumentami.
- Bezpieczeństwo: dostęp do folderów może być kontrolowany przez uprawnienia sieciowe.
Funkcja ta jest kluczowym elementem cyfrowego obiegu dokumentów w nowoczesnych biurach.
