Skanowanie do folderu sieciowego (SMB, FTP)

Skanowanie do folderu sieciowego (Scan to Network Folder) to zaawansowana funkcja dostępna w większości sieciowych urządzeń wielofunkcyjnych (MFP), skanerów dokumentowych oraz skanerów wielkoformatowych, która umożliwia bezpośrednie zapisywanie zeskanowanych obrazów cyfrowych w udostępnionym folderze znajdującym się na serwerze plików, komputerze w sieci lokalnej (LAN) lub na urządzeniu NAS (Network Attached Storage). Funkcja ta wykorzystuje standardowe protokoły sieciowe, takie jak SMB (Server Message Block), znany również jako CIFS (Common Internet File System), oraz FTP (File Transfer Protocol).

Jak działa Skanowanie do folderu sieciowego:

  1. Konfiguracja przez administratora: Zazwyczaj administrator IT lub osoba odpowiedzialna za konfigurację urządzenia musi najpierw ustawić odpowiednie parametry sieciowe w panelu administracyjnym skanera/MFP. Obejmuje to:
    • Konfigurację ustawień sieciowych samego urządzenia (adres IP, maska podsieci, brama, serwery DNS).
    • Zdefiniowanie jednego lub więcej docelowych folderów sieciowych. Dla każdego folderu należy podać:
      • Ścieżkę sieciową do folderu: Np. \\NazwaSerwera\NazwaUdziału\FolderDocelowy dla SMB lub ftp://adres_serwera_ftp/ścieżka_do_folderu dla FTP.
      • Protokół: Wybór protokołu (SMB lub FTP).
      • Dane uwierzytelniające: Nazwę użytkownika i hasło, które mają uprawnienia do zapisu w danym folderze sieciowym. W przypadku SMB, często wykorzystuje się konta domenowe Active Directory lub lokalne konta użytkowników serwera. W przypadku FTP, są to dane logowania do serwera FTP. Niektóre konfiguracje mogą pozwalać na anonimowy dostęp do FTP, ale jest to rzadziej stosowane i mniej bezpieczne.
      • Numer portu (dla FTP, domyślnie 21; dla SMB zwykle nie jest wymagany, gdyż korzysta ze standardowych portów).
    • Często można zdefiniować “książkę adresową” lub listę predefiniowanych folderów docelowych, aby ułatwić użytkownikom wybór.
  2. Wybór opcji “Skanuj do folderu sieciowego” przez użytkownika: Użytkownik na panelu sterowania skanera/MFP wybiera opcję skanowania do folderu sieciowego. Może wybrać jeden z predefiniowanych folderów lub, w niektórych przypadkach, wprowadzić ścieżkę ręcznie (choć jest to mniej wygodne).
  3. Ustawienie parametrów skanowania: Podobnie jak przy innych trybach skanowania, użytkownik może skonfigurować:
    • Format pliku (PDF, JPEG, TIFF, sPDF itp.).
    • Rozdzielczość (DPI).
    • Tryb koloru (kolor, skala szarości, mono).
    • Rozmiar oryginału.
    • Skanowanie jednostronne/dwustronne.
    • Nazwę pliku (często z możliwością dodania prefiksu, daty, nazwy użytkownika).
  4. Umieszczenie i skanowanie oryginału: Dokument jest umieszczany na szybie lub w ADF.
  5. Transfer pliku przez sieć: Po zeskanowaniu, urządzenie wykorzystuje wybrany protokół (SMB lub FTP) do przesłania pliku cyfrowego przez sieć do wskazanego folderu docelowego.
  6. Powiadomienie o zakończeniu: Urządzenie informuje o pomyślnym zapisaniu pliku lub o ewentualnych błędach (np. problem z połączeniem sieciowym, brak uprawnień do zapisu).

Protokoły używane w Skanowaniu do folderu sieciowego:

  • SMB (Server Message Block):
    • Jest to protokół sieciowy umożliwiający współdzielenie plików, drukarek i innych zasobów w sieciach lokalnych, głównie w środowiskach opartych na systemach Windows, ale wspierany również przez inne systemy operacyjne (np. macOS, Linux przez implementację Samba).
    • Skanowanie do SMB jest bardzo popularne w biurach, ponieważ pozwala na łatwą integrację z istniejącą infrastrukturą serwerów plików Windows lub udziałów sieciowych.
    • Wymaga odpowiedniej konfiguracji uprawnień dostępu do folderów.
  • FTP (File Transfer Protocol):
    • Standardowy protokół sieciowy służący do przesyłania plików między klientem a serwerem w sieci TCP/IP.
    • Skanowanie do FTP wymaga działającego serwera FTP, na którym skonfigurowany jest folder docelowy i konto użytkownika z prawami zapisu.
    • Może być używane do wysyłania skanów na serwery znajdujące się zarówno w sieci lokalnej, jak i w internecie (choć wymaga to odpowiedniej konfiguracji sieciowej i zabezpieczeń).
    • Dostępne są różne warianty FTP, w tym bezpieczniejsze wersje, takie jak FTPS (FTP Secure) lub SFTP (SSH File Transfer Protocol), choć ich wsparcie w skanerach/MFP może być ograniczone.

Zalety funkcji Skanowanie do folderu sieciowego:

  • Centralizacja przechowywania dokumentów: Wszystkie zeskanowane pliki trafiają do określonej, centralnej lokalizacji, co ułatwia ich organizację, zarządzanie, archiwizację i tworzenie kopii zapasowych.
  • Łatwy dostęp dla wielu użytkowników: Pliki zapisane w udostępnionym folderze sieciowym są łatwo dostępne dla uprawnionych użytkowników z ich komputerów, bez potrzeby fizycznego przenoszenia danych na nośnikach USB.
  • Integracja z przepływem pracy (workflow): Zeskanowane dokumenty mogą być automatycznie pobierane przez inne systemy (np. systemy zarządzania dokumentami – DMS, systemy OCR, aplikacje biznesowe) w celu dalszego przetwarzania.
  • Automatyzacja: Możliwość tworzenia predefiniowanych “przycisków” lub profili skanowania dla różnych działów lub typów dokumentów, które automatycznie kierują skany do odpowiednich folderów z określonymi ustawieniami.
  • Bezpieczeństwo: Dostęp do folderów sieciowych jest kontrolowany przez system uprawnień, co zapewnia, że tylko autoryzowane osoby mają dostęp do zeskanowanych dokumentów.
  • Eliminacja potrzeby komputera pośredniczącego: Proces odbywa się bezpośrednio z poziomu skanera/MFP.

Ważne aspekty i potencjalne wyzwania:

  • Konfiguracja sieciowa: Wymaga odpowiedniej wiedzy do skonfigurowania ustawień sieciowych urządzenia i serwera/udziału.
  • Bezpieczeństwo danych: Konieczność stosowania silnych haseł i odpowiedniego zarządzania uprawnieniami dostępu. W przypadku FTP, standardowa wersja protokołu przesyła dane (w tym hasła) w postaci niezaszyfrowanej, co może być ryzykowne w niezaufanych sieciach.
  • Niezawodność sieci: Stabilność i przepustowość sieci lokalnej wpływają na szybkość i niezawodność przesyłania zeskanowanych plików.
  • Zarządzanie przestrzenią dyskową na serwerze docelowym.

Skanowanie do folderu sieciowego jest niezwykle użyteczną funkcją w środowiskach biurowych i korporacyjnych, usprawniającą obieg dokumentów, wspierającą digitalizację i centralizację danych oraz ułatwiającą współpracę. Jest to standardowa funkcja w większości nowoczesnych, sieciowych urządzeń skanujących.