Skanowanie do e-maila

Skanowanie do e-maila (Scan to Email) to powszechna i bardzo użyteczna funkcja skanowania dostępna w większości nowoczesnych urządzeń wielofunkcyjnych (MFP) i niektórych zaawansowanych skanerach dokumentowych. Umożliwia ona zeskanowanie dokumentu fizycznego i automatyczne utworzenie wiadomości e-mail z zeskanowanym dokumentem jako załącznikiem, a następnie wysłanie jej bezpośrednio z poziomu urządzenia bez konieczności używania komputera.

Ta funkcja znacząco usprawnia proces udostępniania zeskanowanych dokumentów. Zamiast skanować dokument do pliku na komputerze, a następnie ręcznie tworzyć nową wiadomość e-mail, dołączać plik i wysyłać, skanowanie do e-maila pozwala na wykonanie wszystkich tych czynności bezpośrednio na panelu sterowania urządzenia wielofunkcyjnego.

Aby skonfigurować i używać funkcji skanowania do e-maila, zazwyczaj wymagane jest spełnienie kilku warunków:

  • Urządzenie wielofunkcyjne/skaner musi być podłączone do sieci (przewodowo lub bezprzewodowo) i mieć dostęp do Internetu.
  • Należy skonfigurować ustawienia serwera poczty wychodzącej (SMTP) na urządzeniu. Obejmuje to podanie adresu serwera SMTP, numeru portu, a często także danych uwierzytelniających do wysyłania wiadomości e-mail (login i hasło do konta pocztowego).
  • W niektórych przypadkach może być konieczne skonfigurowanie adresu e-mail nadawcy, który będzie wyświetlany jako adres wysyłający zeskanowane dokumenty.

Po konfiguracji, proces skanowania do e-maila wygląda zazwyczaj następująco:

  1. Użytkownik umieszcza dokument w podajniku dokumentów (ADF) lub na szybie skanera płaskiego.
  2. Na panelu sterowania urządzenia wybiera funkcję “Skanuj do E-mail” lub podobnie nazwaną opcję.
  3. Wprowadza adres(y) e-mail odbiorcy(ów), korzystając z klawiatury na panelu, listy adresowej zapisanej w urządzeniu lub poprzez wyszukiwanie w książce adresowej serwera.
  4. Może dostosować ustawienia skanowania (np. kolor/mono, rozdzielczość, format pliku PDF/JPEG/TIFF, skanowanie dwustronne) oraz opcjonalnie nazwę załącznika lub temat wiadomości e-mail.
  5. Uruchamia proces skanowania. Urządzenie skanuje dokument, konwertuje go na wybrany format pliku i tworzy wiadomość e-mail z załącznikiem.
  6. Wysyła wiadomość e-mail bezpośrednio z urządzenia za pośrednictwem skonfigurowanego serwera SMTP.

Korzyści z używania funkcji skanowania do e-maila to przede wszystkim wygoda, szybkość i niezależność od komputera. Umożliwia ona łatwe i natychmiastowe udostępnianie zeskanowanych dokumentów współpracownikom, klientom czy partnerom biznesowym bezpośrednio po zeskanowaniu. Jest to podstawowa funkcja w środowiskach biurowych, znacząco usprawniająca obieg informacji.