Skanowanie do chmury

Skanowanie do chmury (Scan to Cloud) to funkcja, która umożliwia zeskanowanie dokumentu fizycznego i bezpośrednie przesłanie powstałego pliku cyfrowego do internetowej usługi przechowywania danych w chmurze, takiej jak Dysk Google, Dropbox, Microsoft OneDrive, Evernote czy Box. Proces ten odbywa się zazwyczaj bezpośrednio z poziomu urządzenia wielofunkcyjnego (MFP) lub skanera sieciowego, bez konieczności używania komputera jako pośrednika do przesyłania plików.

Funkcja skanowania do chmury wpisuje się w szerszy trend wykorzystania usług chmurowych do przechowywania, udostępniania i zarządzania dokumentami cyfrowymi. Umożliwia ona łatwe i natychmiastowe digitalizowanie dokumentów i umieszczanie ich w centralnie zarządzanym, dostępnym z dowolnego miejsca repozytorium online.

Aby korzystać z funkcji skanowania do chmury, wymagane jest:

  • Urządzenie wielofunkcyjne/skaner musi być podłączone do Internetu.
  • Urządzenie musi wspierać integrację z konkretnymi usługami chmurowymi. Producenci drukarek często oferują wbudowane aplikacje lub wtyczki umożliwiające połączenie z popularnymi platformami chmurowymi.
  • Użytkownik musi posiadać konto w wybranej usłudze chmurowej i autoryzować urządzenie do dostępu do swojego konta (zazwyczaj poprzez zalogowanie się na konto usługi chmurowej na panelu urządzenia lub przez interfejs webowy urządzenia, a następnie udzielenie zgody).

Proces skanowania do chmury wygląda zazwyczaj następująco:

  1. Użytkownik umieszcza dokument w podajniku lub na szybie.
  2. Na panelu sterowania urządzenia wybiera funkcję “Skanuj do Chmury” lub nazwę konkretnej usługi chmurowej (np. “Skanuj do Dysk Google”).
  3. Wybiera konto usługi chmurowej (jeśli skonfigurowano wiele kont) i często wskazuje folder docelowy na swoim koncie w chmurze, gdzie ma zostać zapisany zeskanowany plik.
  4. Może dostosować ustawienia skanowania (kolor/mono, rozdzielczość, format pliku – często PDF, JPEG, TIFF) oraz opcjonalnie nazwę pliku.
  5. Uruchamia proces skanowania. Urządzenie skanuje dokument(y), przetwarza obraz, tworzy plik cyfrowy i przesyła go przez Internet do wskazanego folderu na koncie użytkownika w usłudze chmurowej.

Zalety skanowania do chmury to:

  • Dostępność z dowolnego miejsca: zeskanowane dokumenty są dostępne z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu i konta w chmurze.
  • Łatwe udostępnianie i synchronizacja: dokumenty są automatycznie synchronizowane między różnymi urządzeniami użytkownika i mogą być łatwo udostępniane innym osobom.
  • Eliminacja pośrednictwa komputera: umożliwia bezpośrednie skanowanie i zapisywanie w chmurze.
  • Centralne repozytorium: tworzy scentralizowane, bezpieczne miejsce do przechowywania cyfrowych kopii dokumentów.
  • Integracja z innymi usługami chmurowymi: często umożliwia integrację z innymi funkcjami platformy chmurowej.

Skanowanie do chmury jest coraz bardziej popularną funkcją, która ułatwia zarządzanie cyfrowymi dokumentami i integruje proces skanowania z nowoczesnymi, opartymi na chmurze przepływami pracy.