Rozsyłanie faksów
Rozsyłanie faksów (Fax Broadcasting), znane również jako grupowe wysyłanie faksów, to funkcja, która umożliwia wysłanie tego samego dokumentu faksowego do wielu różnych odbiorców (numerów faksów) w ramach jednej operacji. Zamiast ręcznie wybierać numer faksu każdego odbiorcy i wysyłać dokument pojedynczo, użytkownik przygotowuje dokument tylko raz i inicjuje wysyłkę do zdefiniowanej listy odbiorców.
Funkcja rozsyłania faksów jest niezwykle przydatna do masowej komunikacji za pośrednictwem faksu, na przykład przy wysyłaniu:
- Informacji prasowych.
- Materiałów marketingowych (np. ulotki, oferty promocyjne).
- Wiadomości o ważnych wydarzeniach do partnerów biznesowych lub klientów.
- Zawiadomień lub biuletynów do członków organizacji.
Proces rozsyłania faksów zazwyczaj wygląda następująco:
- Przygotowanie dokumentu: użytkownik przygotowuje dokument, który ma zostać rozesłany. Może to być dokument fizyczny do zeskanowania lub dokument cyfrowy (w przypadku faksowania PC lub faksu internetowego).
- Przygotowanie listy odbiorców: użytkownik tworzy lub wybiera listę numerów faksów odbiorców, do których dokument ma zostać wysłany. Lista ta może być przechowywana w książce adresowej faksu urządzenia, w oprogramowaniu do zarządzania faksami na komputerze, lub wprowadzona ręcznie. W przypadku usług faksu internetowego, lista jest często zarządzana online.
- Inicjowanie rozsyłania: użytkownik umieszcza dokument w skanerze (jeśli jest fizyczny) lub wybiera plik cyfrowy (jeśli jest cyfrowy) i wybiera funkcję “Rozsyłanie”, “Nadawanie grupowe” lub podobną na panelu urządzenia faksowego lub w oprogramowaniu. Następnie wskazuje listę odbiorców.
- Skanowanie i przechowywanie (w przypadku fizycznego dokumentu): jeśli wysyłany jest dokument fizyczny, jest on zazwyczaj skanowany tylko raz i zapisywany w pamięci faksu urządzenia.
- Transmisja do wielu odbiorców: urządzenie faksowe (lub serwer/usługa faksowania) przejmuje zadanie rozsyłania. Automatycznie nawiązuje połączenie z pierwszym odbiorcą na liście i przesyła faks. Po zakończeniu transmisji do pierwszego odbiorcy, nawiązuje połączenie z kolejnym odbiorcą na liście i ponownie przesyła ten sam faks (korzystając z kopii zapisanej w pamięci), i tak dalej, aż do przesłania dokumentu do wszystkich odbiorców na liście.
- Monitorowanie i raportowanie: system rozsyłania faksów monitoruje status transmisji do każdego z odbiorców. Po zakończeniu operacji, generowany jest raport rozsyłania faksów, który szczegółowo informuje o statusie wysyłki do każdego numeru na liście (np. powodzenie, zajęte, błąd transmisji, brak odpowiedzi).
Korzyści z rozsyłania faksów:
- Oszczędność czasu i wysiłku: eliminuje potrzebę ręcznego wysyłania tego samego faksu do każdego odbiorcy z osobna.
- Efektywność: automatyzuje proces wysyłki masowej.
- Centralne zarządzanie wysyłką: jedno zadanie do monitorowania dla wielu odbiorców.
- Redukcja wielokrotnego skanowania (w przypadku fizycznych dokumentów): dokument jest skanowany tylko raz, niezależnie od liczby odbiorców.
Funkcja rozsyłania faksów jest standardowym wyposażeniem większości urządzeń faksowych przeznaczonych do użytku biurowego oraz kluczową funkcją w usługach faksu internetowego i systemach faksu PC. Jej efektywność zależy od pojemności pamięci faksu w urządzeniu (dla faksów fizycznych) i możliwości przetwarzania systemu wysyłającego.
