Przekazywanie faksów
Przekazywanie faksów (Fax Forwarding) to funkcja dostępna w niektórych urządzeniach faksowych lub urządzeniach wielofunkcyjnych (MFP), która umożliwia automatyczne przesłanie otrzymanych faksów do innego miejsca docelowego, zamiast (lub oprócz) drukowania ich na lokalnym urządzeniu. Funkcja ta jest niezwykle przydatna dla osób, które często przebywają poza biurem, pracują zdalnie lub potrzebują, aby faksy docierały do innej lokalizacji lub systemu.
Konfiguracja funkcji przekazywania faksów odbywa się zazwyczaj na panelu sterowania urządzenia faksowego lub poprzez interfejs webowy/oprogramowanie zarządzające. Użytkownik definiuje zasady przekazywania, które określają, dokąd i w jaki sposób faksy mają być przesyłane. Typowe opcje miejsca docelowego przekazywanych faksów to:
- Inny numer faksu: najprostsza forma przekazywania. Odebrane faksy są automatycznie wybierane i wysyłane jako nowe faksy do wcześniej skonfigurowanego, innego numeru faksu. Urządzenie odbiera faks, zapisuje go w pamięci faksu, a następnie inicjuje nowe połączenie faksowe w celu przesłania go do docelowego numeru.
- Adres e-mail: odebrane faksy są konwertowane na format cyfrowy (zazwyczaj PDF lub TIFF) i wysyłane jako załączniki do wiadomości e-mail na jeden lub więcej skonfigurowanych adresów e-mail. Ta opcja wymaga, aby urządzenie było podłączone do sieci i miało skonfigurowane ustawienia serwera poczty wychodzącej (SMTP). Jest to bardzo popularny sposób na dostęp do faksów w formie cyfrowej i otrzymywanie ich na urządzeniach mobilnych.
- Folder sieciowy (SMB/FTP): odebrane faksy są konwertowane na format cyfrowy i zapisywane jako pliki (np. PDF, TIFF) w określonym folderze udostępnionym w sieci lokalnej. Wymaga to, aby urządzenie było podłączone do sieci i miało skonfigurowany dostęp do folderu sieciowego. Jest to przydatne do automatycznej archiwizacji faksów w scentralizowanym miejscu.
- System zarządzania dokumentami (DMS) lub inne repozytorium: w bardziej zaawansowanych systemach, faksy mogą być automatycznie przesyłane do specyficznych systemów zarządzania dokumentami poprzez protokoły sieciowe lub dedykowane integracje.
W ustawieniach przekazywania faksów można często skonfigurować dodatkowe opcje, takie jak:
- Czy faks ma być drukowany na lokalnym urządzeniu oprócz przekazania, czy tylko przekazywany.
- Zasady filtrowania, np. przekazywanie faksów tylko z określonych numerów nadawców.
- Format pliku i ustawienia kompresji dla przekazywanych faksów cyfrowych.
Korzyści z przekazywania faksów:
- Natychmiastowy dostęp do faksów: umożliwia otrzymywanie faksów w innej lokalizacji lub w formie cyfrowej bez konieczności fizycznego odbioru na urządzeniu.
- Mobilność: umożliwia otrzymywanie faksów w formie e-maila na urządzeniach mobilnych.
- Automatyzacja: usprawnia obieg dokumentów i archiwizację.
- Centralizacja: umożliwia kierowanie wszystkich faksów do jednego miejsca (np. skrzynki e-mail, folderu sieciowego).
- Bezpieczeństwo (w przypadku przekazywania do skrzynki e-mail/folderu z ograniczonym dostępem): może zwiększyć poufność faksów w porównaniu do pozostawiania ich na tacy wyjściowej.
Funkcja przekazywania faksów jest bardzo użytecznym narzędziem do zarządzania przychodzącą korespondencją faksową, zwiększającym elastyczność i dostępność informacji zawartych w faksach.
