PDF/A-1a

PDF/A-1a to specjalistyczna wersja formatu Portable Document Format (PDF), która została opracowana z myślą o długoterminowej archiwizacji elektronicznych dokumentów. Jest to podzbiór standardu PDF 1.4 (zdefiniowanego przez normę ISO 19005-1:2005) z dodatkowymi, restrykcyjnymi wymogami, które mają na celu zapewnienie, że dokumenty będą mogły być wiernie odczytywane i renderowane w przyszłości, niezależnie od zmian w technologii. Litera “A” w nazwie PDF/A oznacza Archival, a “-1a” to pierwszy poziom zgodności (“a” oznacza Level A conformance).

Głównym celem PDF/A-1a jest samozawieralność (self-contained). Oznacza to, że wszystkie elementy niezbędne do wyświetlenia dokumentu muszą być osadzone w samym pliku PDF/A. Nie ma zależności od zewnętrznych zasobów, takich jak czcionki systemowe czy profile kolorów, które mogłyby ulec zmianie lub zostać utracone w przyszłości.

Kluczowe restrykcje i wymogi PDF/A-1a (w porównaniu do zwykłego PDF) obejmują:

  1. Osadzenie wszystkich czcionek: Wszystkie czcionki użyte w dokumencie muszą być osadzone w pliku, aby zapewnić, że tekst będzie zawsze wyglądał tak samo, nawet jeśli dana czcionka nie jest dostępna w systemie, na którym dokument jest przeglądany.

  2. Osadzenie wszystkich profili kolorów (ICC): Profile kolorów muszą być osadzone, aby zapewnić precyzyjne i spójne odwzorowanie kolorów na różnych urządzeniach i w różnych czasach.

  3. Zakaz szyfrowania i DRM: Dokumenty PDF/A-1a nie mogą być szyfrowane ani zawierać mechanizmów DRM (Digital Rights Management), które mogłyby uniemożliwić dostęp do treści w przyszłości.

  4. Zakaz osadzania plików dźwiękowych i wideo: Multimedia dynamiczne nie są dozwolone, ponieważ ich odtworzenie może być zależne od przyszłych technologii.

  5. Zakaz odniesień do zewnętrznych zasobów: Żadne elementy dokumentu nie mogą odwoływać się do plików zewnętrznych.

  6. Wymóg struktury logicznej (tagowanie): To jest główna różnica między PDF/A-1a a PDF/A-1b. PDF/A-1a wymaga, aby dokument był “tagowany” (tagged PDF), co oznacza, że jego treść musi mieć zdefiniowaną logiczną strukturę (np. nagłówki, akapity, tabele, listy). Ta struktura jest kluczowa dla zapewnienia dostępności (accessibility) dla osób z niepełnosprawnościami (np. czytniki ekranu) oraz dla przyszłych automatycznych procesów przeszukiwania i ekstrakcji danych.

  7. Brak obsługi JavaScript: Skrypty JavaScript są zabronione, ponieważ mogłyby wprowadzać dynamiczne zmiany w dokumencie lub tworzyć zależności.

W kontekście kserokopiarek, skanerów i procesów archiwizacji, PDF/A-1a odgrywa krytyczną rolę:

  • Skanowanie do archiwum: Profesjonalne kserokopiarki wielofunkcyjne i dedykowane skanery dokumentów często oferują funkcję skanowania bezpośrednio do formatu PDF/A-1a. Jest to idealne rozwiązanie do digitalizacji dokumentów papierowych, które muszą być przechowywane przez długie lata (np. dokumenty prawne, medyczne, finansowe).

  • Zgodność z przepisami: W wielu krajach i sektorach, format PDF/A jest prawnie wymaganym standardem dla długoterminowej archiwizacji dokumentów elektronicznych. Spełnienie wymogów PDF/A-1a zapewnia zgodność z tymi przepisami.

  • Niezawodność i trwałość: Gwarantuje, że dokumenty będą czytelne i wizualnie spójne nawet za dziesiątki czy setki lat, niezależnie od ewolucji oprogramowania czy sprzętu.

  • Dostępność i przeszukiwalność: Dzięki wymaganiu tagowania, dokumenty PDF/A-1a są bardziej dostępne dla osób z niepełnosprawnościami i łatwiejsze do automatycznego przetwarzania, indeksowania i przeszukiwania.

Podsumowując, PDF/A-1a jest złotym standardem dla długoterminowej archiwizacji, oferując najwyższy poziom zgodności z zasadami archiwizacji cyfrowej, co jest kluczowe dla instytucji, które muszą przechowywać dokumenty przez bardzo długi czas.