Nadpisywanie danych (Data Overwrite)
Nadpisywanie danych (Data Overwrite), często określane również jako czyszczenie danych (Data Clearing), wymazywanie danych (Data Wiping) lub sanityzacja danych (Data Sanitization), to proces celowego i nieodwracalnego usuwania informacji przechowywanych na nośnikach magnetycznych (takich jak tradycyjne dyski twarde – HDD) lub półprzewodnikowych (dyski SSD, pamięci flash) znajdujących się w drukarkach, kserokopiarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych (MFP). Celem nadpisywania danych jest zapewnienie, że poufne informacje, które mogły być tymczasowo lub trwale zapisane na tych nośnikach podczas normalnej pracy urządzenia (np. obrazy kopiowanych lub skanowanych dokumentów, buforowane zadania drukowania, dane uwierzytelniające), nie będą mogły zostać odzyskane przez osoby nieuprawnione po wycofaniu urządzenia z eksploatacji, jego sprzedaży, zwrocie po leasingu, przekazaniu do serwisu lub w przypadku kradzieży. Jest to kluczowy element polityki bezpieczeństwa danych i zgodności z regulacjami, takimi jak RODO/GDPR.
Dlaczego standardowe usuwanie plików jest niewystarczające?
Kiedy plik jest “usuwany” z dysku twardego za pomocą standardowych funkcji systemu operacyjnego (np. przeniesienie do kosza i opróżnienie kosza, lub komenda “delete”), zazwyczaj usuwany jest jedynie wskaźnik do tego pliku w systemie plików, a same dane fizycznie pozostają na nośniku, dopóki nie zostaną nadpisane przez nowe dane. Specjalistyczne oprogramowanie do odzyskiwania danych jest często w stanie odtworzyć takie “usunięte” pliki. W przypadku urządzeń MFP, które mogą przetwarzać setki lub tysiące dokumentów dziennie, ryzyko pozostawienia fragmentów poufnych danych na dysku jest bardzo wysokie.
Jak działa nadpisywanie danych?
Metoda nadpisywania danych polega na wielokrotnym zapisywaniu całego obszaru dysku twardego (lub wybranych partycji/plików) określonymi wzorcami danych. Proces ten fizycznie zastępuje oryginalne dane nowymi, uniemożliwiając ich późniejsze odczytanie. Istnieje wiele standardów i algorytmów nadpisywania, różniących się liczbą przebiegów (passów) i rodzajem używanych wzorców:
- Pojedynczy przebieg (np. zapis zerami lub losowymi danymi): Nadpisanie całego dysku jednym wzorcem. Często wystarczające dla większości zastosowań komercyjnych, zwłaszcza dla nowoczesnych dysków.
- Standard DoD 5220.22-M (Department of Defense): Popularny standard amerykańskiego Departamentu Obrony, który w swojej pierwotnej wersji (i późniejszych wariantach) zalecał trzy przebiegi nadpisywania (np. najpierw określonym znakiem, potem jego dopełnieniem, a na końcu danymi losowymi) wraz z weryfikacją ostatniego przebiegu.
- Inne standardy: Istnieją również inne algorytmy, np. Gutmann (35 przebiegów, bardzo czasochłonny i obecnie uważany za nadmierny dla nowoczesnych dysków), standardy NIST (National Institute of Standards and Technology), standardy niemieckie (VSITR) itp.
Liczba przebiegów i rodzaj wzorca wpływają na czas trwania procesu oraz na poziom pewności, że dane zostały nieodwracalnie usunięte. Dla większości nowoczesnych dysków twardych, nawet pojedyncze, pełne nadpisanie losowymi danymi jest uważane za bardzo skuteczne.
Funkcje nadpisywania danych w MFP:
Wiele nowoczesnych, zaawansowanych drukarek, kserokopiarek i MFP, zwłaszcza tych przeznaczonych do użytku biurowego i korporacyjnego, posiada wbudowane funkcje nadpisywania danych na swoim wewnętrznym dysku twardym. Funkcje te są zazwyczaj dostępne z menu administracyjnego lub serwisowego urządzenia (często poprzez interfejs webowy EWS) i mogą oferować:
- Automatyczne nadpisywanie danych tymczasowych: Niektóre urządzenia mogą być skonfigurowane do automatycznego nadpisywania obszarów dysku, na których przechowywane były tymczasowe dane zadań (np. obrazy stron z bufora drukowania lub skanowania) natychmiast po zakończeniu zadania lub po określonym czasie.
- Ręczne inicjowanie pełnego nadpisywania dysku: Administrator może ręcznie uruchomić proces nadpisywania całego dysku twardego (lub wybranych partycji). Jest to czynność zalecana przed wycofaniem urządzenia z użytku. Proces ten może być bardzo czasochłonny (nawet wiele godzin) w zależności od pojemności dysku i wybranego standardu nadpisywania.
- Harmonogram nadpisywania: Możliwość zaplanowania regularnego, automatycznego nadpisywania dysku np. w nocy lub w weekendy.
- Wybór standardu nadpisywania: Niektóre urządzenia pozwalają na wybór algorytmu nadpisywania (np. 1-przebiegowy, 3-przebiegowy DoD).
- Generowanie raportu/certyfikatu: Po zakończeniu procesu nadpisywania, urządzenie może wygenerować raport potwierdzający pomyślne wykonanie operacji, co może być ważne dla celów audytu i zgodności.
Kiedy należy stosować nadpisywanie danych?
- Przed wycofaniem urządzenia z eksploatacji: Sprzedaż, zwrot po leasingu/dzierżawie, przekazanie do utylizacji – we wszystkich tych przypadkach dysk twardy powinien być bezpiecznie wyczyszczony.
- Przed przekazaniem urządzenia do serwisu zewnętrznego: Jeśli urządzenie jest wysyłane do naprawy poza siedzibę firmy, a zawiera dysk z poufnymi danymi.
- Regularnie, w ramach polityki bezpieczeństwa: Dla urządzeń przetwarzających bardzo wrażliwe dane, można rozważyć okresowe nadpisywanie, choć częściej stosuje się szyfrowanie dysku twardego jako środek ciągłej ochrony.
- Po zakończeniu przetwarzania szczególnie poufnych zadań (jeśli funkcja automatycznego nadpisywania po zadaniu jest dostępna).
Alternatywy i uzupełnienie dla nadpisywania danych:
- Szyfrowanie dysku twardego (Full Disk Encryption – FDE): Jeśli dysk twardy urządzenia jest zaszyfrowany (np. za pomocą AES-256), dane na nim są chronione nawet w przypadku fizycznej kradzieży dysku. Szyfrowanie w połączeniu z bezpiecznym usunięciem klucza szyfrującego (tzw. crypto-erase) jest bardzo skuteczną metodą ochrony danych. Wiele nowoczesnych MFP oferuje FDE.
- Fizyczne niszczenie nośnika danych: W przypadku najwyższego poziomu bezpieczeństwa lub gdy dysk jest uszkodzony i nadpisywanie jest niemożliwe, ostateczną metodą jest fizyczne zniszczenie dysku twardego (np. poprzez degaussing – rozmagnesowanie dla HDD, lub mechaniczne zniszczenie – wiercenie, cięcie, mielenie dla HDD i SSD).
Ważne uwagi:
- Dyski SSD: Tradycyjne metody nadpisywania danych mogą być mniej skuteczne dla dysków SSD (Solid State Drive) ze względu na ich specyficzną architekturę (np. mechanizmy wear leveling, over-provisioning). Dla dysków SSD często zaleca się stosowanie specjalnych komend ATA Secure Erase lub, jeśli są to dyski samoszyfrujące (SED), wykonanie operacji crypto-erase poprzez usunięcie klucza szyfrującego. Wiele nowoczesnych MFP zaczyna używać dysków SSD.
- Pamięć RAM i NVRAM: Oprócz dysku twardego, dane mogą być również przechowywane w pamięci RAM (ulotnej) i NVRAM (nieulotnej). Procedury wyłączania i resetowania urządzenia mogą czyścić RAM, a dla NVRAM mogą istnieć specjalne procedury kasowania.
- Kompletność procesu: Należy upewnić się, że wybrana metoda nadpisywania obejmuje wszystkie obszary dysku, na których mogły być przechowywane dane.
Podsumowując, nadpisywanie danych (Data Overwrite) jest kluczowym procesem bezpieczeństwa, który zapewnia nieodwracalne usunięcie poufnych informacji z dysków twardych i innych nośników pamięci w drukarkach, kserokopiarkach i MFP. Regularne stosowanie tej procedury, zwłaszcza przed wycofaniem urządzenia z użytku, jest niezbędne do ochrony przed wyciekiem danych i zapewnienia zgodności z przepisami o ochronie informacji. Jest to ważny element każdej kompleksowej polityki bezpieczeństwa IT.