Metadane dokumentu
Metadane dokumentu to zbiór danych strukturalnych, które opisują i organizują dokument. Stanowią “dane o danych”, oferując kontekstowe informacje o zawartości i cechach charakterystycznych dokumentu, pozwalając na jego łatwiejsze wyszukiwanie, zarządzanie, archiwizację i interpretację. Metadane są niejako niewidoczną warstwą informacji, dołączoną do pliku, którą można wyświetlić, zmodyfikować i wykorzystać do różnych celów.
Można to porównać do etykiety przyklejonej do produktu w sklepie. Informacje zawarte na etykiecie (nazwa produktu, producent, data ważności, cena) to właśnie metadane. Analogicznie, metadane dokumentu opisują zawartość dokumentu, jego pochodzenie, autora, datę powstania, itp.
Metadane można podzielić na kilka kategorii:
-
Metadane opisowe: Zawierają informacje o treści i tematyce dokumentu, takie jak:
-
- Tytuł
- Autor
- Słowa kluczowe
- Opis
- Streszczenie
- Temat
- Kategoria
- Klasyfikacja
-
Metadane administracyjne: Zawierają informacje o prawach autorskich, licencjach, dostępie i archiwizacji dokumentu, takie jak:
-
- Właściciel praw autorskich
- Licencja
- Data publikacji
- Data modyfikacji
- Data ważności
- Ograniczenia dostępu
- Status archiwizacji
-
Metadane strukturalne: Zawierają informacje o strukturze i formacie dokumentu, takie jak:
-
- Format pliku (np. PDF, DOCX, TXT)
- Wersja formatu
- Kodowanie znaków
- Język
- Liczba stron
- Rozmiar pliku
- Rozdzielczość (dla obrazów)
-
Metadane techniczne: Zawierają informacje o urządzeniach i oprogramowaniu, które zostały użyte do utworzenia i przetwarzania dokumentu, takie jak:
-
- Nazwa aplikacji
- Wersja aplikacji
- System operacyjny
- Rozdzielczość ekranu
- Ustawienia drukarki
Sposoby dodawania metadanych:
- Ręcznie, wprowadzając dane do odpowiednich pól w ustawieniach dokumentu (np. w programach pakietu MS Office, Adobe Acrobat)
- Automatycznie przez systemy zarządzania dokumentami (DMS) lub repozytoria cyfrowe.
- Poprzez wbudowane funkcje niektórych aplikacji, np. automatyczne dodawanie daty utworzenia/modyfikacji.
