Limity użytkowania (np. według użytkownika, działu)

Limity użytkowania to mechanizmy kontroli dostępu i ograniczenia, które są nakładane na użytkowników lub grupy użytkowników, aby regulować sposób, w jaki korzystają oni z drukarki, kopiarki lub urządzenia wielofunkcyjnego (MFP). Celem limitów użytkowania jest zarządzanie kosztami drukowania i kopiowania, zapewnienie sprawiedliwego dostępu do urządzeń, wspieranie zrównoważonego rozwoju i ograniczenie marnotrawstwa zasobów.

Limity użytkowania mogą być wdrażane na różne sposoby, w zależności od możliwości technicznych urządzenia i oprogramowania do zarządzania drukiem. Najczęściej stosowane rodzaje limitów to:

  • Limity stron: użytkownikowi przydzielana jest określona liczba stron, które może wydrukować lub skopiować w danym okresie czasu (np. miesiąc, kwartał, rok). Po wykorzystaniu limitu użytkownik traci możliwość drukowania lub kopiowania, chyba że zakupi dodatkowy pakiet stron lub poprosi administratora o zwiększenie limitu. Zastosowanie tego limitu daje pewność, że założony budżet nie zostanie przekroczony.
  • Limity kosztów: użytkownikowi przydzielany jest określony budżet, który może wydać na drukowanie i kopiowanie w danym okresie czasu. Koszt każdej operacji drukowania lub kopiowania jest odliczany od budżetu użytkownika. Po wyczerpaniu budżetu użytkownik traci możliwość drukowania lub kopiowania, chyba że doładuje swoje konto lub poprosi administratora o zwiększenie budżetu. Tego typu rozwiązanie sprawdza się tam, gdzie istnieje zróżnicowanie stawek za wydruk.
  • Limity funkcji: użytkownik może mieć ograniczony dostęp do określonych funkcji urządzenia, takich jak drukowanie w kolorze, drukowanie dwustronne, skanowanie do e-mail lub wysyłanie faksów. Ograniczenie dostępu do określonych funkcji pozwala kontrolować ilość i sposób korzystania z urządzenia.

Dodatkowe ustawienia związane z limitami:

  • Ustalenie okresu rozliczeniowego, po którym pula limitów jest odnawiana
  • Wysyłanie automatycznych powiadomień na adres e-mail użytkownika informujących o wykorzystaniu puli i ewentualnym zablokowaniu
  • Określenie które typy dokumentów mają być limitowane a które nie.
  • Zablokowanie niektórych rodzajów druku (np. tylko monochromatyczny)
  • Obniżanie puli limitów, jeśli drukowane dokumenty obarczone są dużą ilością grafiki.