Księgowanie zleceń druku/kopii

Księgowanie zleceń druku/kopii, często nazywane również rozliczaniem zadań, monitorowaniem kosztów druku lub audytem druku (Print Auditing / Job Accounting), to proces systematycznego śledzenia, rejestrowania i analizowania informacji dotyczących wszystkich zadań drukowania, kopiowania, skanowania i faksowania wykonywanych na drukarkach, kserokopiarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych (MFP) w organizacji. Głównym celem księgowania zleceń jest uzyskanie szczegółowego wglądu w to, kto, co, kiedy i na jakim urządzeniu drukuje/kopiuje, co pozwala na efektywną kontrolę i optymalizację kosztów związanych z produkcją dokumentów, a także na zwiększenie świadomości użytkowników na temat generowanych przez nich wydatków oraz na wzmocnienie bezpieczeństwa informacji. Funkcja ta jest realizowana za pomocą wbudowanych mechanizmów w bardziej zaawansowanych urządzeniach lub poprzez dedykowane oprogramowanie do zarządzania drukiem.

Jak działa system księgowania zleceń?

System księgowania zleceń druku/kopii zbiera i przechowuje szczegółowe dane o każdym zrealizowanym zadaniu. Do typowych rejestrowanych informacji należą:

  1. Identyfikacja użytkownika:
    • Nazwa użytkownika (login) lub przypisany mu kod dostępu (ID użytkownika), który dokonał uwierzytelnienia przy urządzeniu lub z którego konta sieciowego wysłano zadanie.
    • W przypadku braku indywidualnego uwierzytelniania, może być rejestrowany adres IP komputera wysyłającego zadanie.
  2. Identyfikacja urządzenia:
    • Model, numer seryjny lub nazwa sieciowa urządzenia, na którym zadanie zostało wykonane.
  3. Typ zadania:
    • Czy było to drukowanie, kopiowanie, skanowanie (do e-mail, do folderu), czy faksowanie.
  4. Parametry zadania:
    • Liczba stron/kopii: Zarówno czarno-białych, jak i kolorowych (co jest kluczowe dla rozliczania kosztów, gdyż druk kolorowy jest znacznie droższy).
    • Format papieru: A4, A3, Letter itp.
    • Tryb druku/kopii: Jednostronny (simplex) czy dwustronny (duplex).
    • Nazwa dokumentu (opcjonalnie, w zależności od ustawień prywatności i możliwości systemu).
    • Data i godzina wykonania zadania.
    • Status zadania: Czy zostało pomyślnie zakończone, czy anulowane, czy wystąpił błąd.
  5. Informacje o kosztach (opcjonalnie, jeśli system jest skonfigurowany do tego celu):
    • System może automatycznie przeliczać koszt każdego zadania na podstawie predefiniowanych stawek za stronę czarno-białą i kolorową dla danego formatu.

Metody implementacji księgowania zleceń:

  • Funkcje wbudowane w urządzenie: Wiele zaawansowanych kserokopiarek i MFP posiada wbudowane funkcje księgowania zadań (Job Accounting). Administrator może aktywować tę funkcję, utworzyć konta dla użytkowników lub działów (często wymagające podania kodu dostępu), ustawić limity oraz generować podstawowe raporty bezpośrednio z panelu urządzenia lub poprzez jego interfejs webowy.
  • Oprogramowanie do zarządzania drukiem (Print Management Software): Bardziej rozbudowane i scentralizowane rozwiązania oferują dedykowane aplikacje serwerowe i klienckie, które monitorują wszystkie urządzenia drukujące w sieci. Takie oprogramowanie zapewnia znacznie szersze możliwości, w tym:
    • Scentralizowane zarządzanie użytkownikami i grupami (często z integracją z Active Directory/LDAP).
    • Zaawansowane reguły drukowania (np. automatyczne wymuszanie druku dwustronnego, przekierowywanie dużych zadań na bardziej ekonomiczne urządzenia, blokowanie druku w kolorze dla niektórych użytkowników).
    • Szczegółowe raportowanie i analizy kosztów.
    • Systemy “pull printing” / “secure print” (drukowanie podążające za użytkownikiem, zwalniane kodem przy urządzeniu).
    • Możliwość definiowania budżetów i limitów dla poszczególnych użytkowników, działów lub projektów.

Cele i korzyści z księgowania zleceń druku/kopii:

  1. Kontrola i redukcja kosztów:
    • Świadomość, że zadania są monitorowane, często skłania użytkowników do bardziej odpowiedzialnego drukowania (np. unikania niepotrzebnych wydruków, częstszego korzystania z druku dwustronnego i czarno-białego).
    • Szczegółowe raporty pozwalają zidentyfikować działy lub użytkowników generujących najwyższe koszty, co może być podstawą do optymalizacji lub wewnętrznego rozliczania (chargeback).
    • Możliwość wykrycia nieefektywnego wykorzystania urządzeń (np. drukowanie dużych ilości na małych, drogich w eksploatacji drukarkach).
  2. Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów:
    • Śledzenie, kto drukuje jakie dokumenty (jeśli rejestrowane są nazwy plików), może pomóc w identyfikacji potencjalnych wycieków poufnych informacji.
    • W połączeniu z systemami bezpiecznego drukowania, zapewnia, że wydruki są odbierane tylko przez uprawnione osoby.
  3. Optymalizacja wykorzystania floty drukującej:
    • Analiza danych z systemu księgowania pozwala na lepsze rozmieszczenie urządzeń w organizacji, dostosowanie ich liczby i typów do rzeczywistych potrzeb poszczególnych działów, a także na identyfikację urządzeń niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystywanych.
  4. Wsparcie dla polityki zrównoważonego rozwoju (Green IT):
    • Promowanie druku dwustronnego, redukcja marnotrawstwa papieru i tonera przyczyniają się do ochrony środowiska. Systemy księgowania mogą dostarczać danych o tych oszczędnościach.
  5. Podstawa do rozliczeń w umowach typu “Cost Per Page” (CPP):
    • W przypadku dzierżawy kserokopiarki lub umowy MPS, dokładne zliczanie wydrukowanych stron jest niezbędne do prawidłowego fakturowania przez dostawcę usług.
  6. Ułatwienie budżetowania:

Implementacja systemu księgowania zleceń:

Wdrożenie skutecznego systemu księgowania zleceń wymaga:

  • Wyboru odpowiedniego rozwiązania technicznego (funkcje wbudowane vs. dedykowane oprogramowanie).
  • Skonfigurowania systemu (tworzenie kont, definiowanie stawek, reguł itp.).
  • Jasnego zakomunikowania zasad użytkownikom i ewentualnego przeszkolenia.
  • Regularnej analizy generowanych raportów i podejmowania działań optymalizacyjnych.

Podsumowując, księgowanie zleceń druku/kopii to potężne narzędzie analityczne i zarządcze, które pozwala organizacjom na przejęcie pełnej kontroli nad swoją infrastrukturą druku. Dzięki niemu możliwe jest nie tylko znaczące zredukowanie kosztów związanych z produkcją dokumentów, ale także zwiększenie bezpieczeństwa informacji i promowanie bardziej odpowiedzialnych zachowań wśród użytkowników. Jest to nieodzowny element nowoczesnego zarządzania środowiskiem druku w każdej firmie czy instytucji.