Książka adresowa faksu

Książka adresowa faksu (Fax Address Book) to wbudowana baza danych w urządzeniu faksowym lub urządzeniu wielofunkcyjnym (MFP), służąca do przechowywania danych kontaktowych odbiorców faksów. Umożliwia ona użytkownikom szybkie wybieranie numerów faksów bez konieczności ręcznego wprowadzania ich za każdym razem na panelu sterowania urządzenia.

Książka adresowa faksu działa podobnie do książek adresowych w telefonach komórkowych czy programach pocztowych. Dla każdego wpisu, książka adresowa przechowuje zazwyczaj:

• Nazwę odbiorcy lub firmy: umożliwia łatwą identyfikację kontaktu.
• Numer faksu: główna informacja potrzebna do nawiązania połączenia.
• Czasami dodatkowe informacje, takie jak numer telefonu głosowego, adres e-mail (szczególnie w MFP z funkcjami skanowania do e-maila czy faksu internetowego).

Zarządzanie książką adresową faksu odbywa się zazwyczaj poprzez:

• Panel sterowania urządzenia faksowego: dodawanie, edytowanie i usuwanie wpisów bezpośrednio na klawiaturze i wyświetlaczu urządzenia.
• Interfejs webowy urządzenia: wiele nowoczesnych MFP posiada wbudowany serwer webowy, który umożliwia dostęp do ustawień urządzenia i zarządzania książką adresową za pomocą przeglądarki internetowej z komputera podłączonego do tej samej sieci. Jest to zazwyczaj wygodniejsza metoda zarządzania większą liczbą kontaktów.
• Oprogramowanie sterujące urządzenia na komputerze: niektóre programy sterujące instalowane na komputerze umożliwiają synchronizację książki adresowej faksu z kontaktami na komputerze lub łatwe zarządzanie wpisami.

Korzystanie z książki adresowej faksu przy wysyłaniu faksu polega na wybraniu opcji “Książka adresowa” na panelu urządzenia, przeglądaniu listy kontaktów (często posortowanej alfabetycznie) i wybraniu żądanego odbiorcy. Numer faksu jest wówczas automatycznie wczytywany do pola odbiorcy faksu.

Korzyści z używania książki adresowej faksu:

• Oszczędność czasu: eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania numeru faksu za każdym razem, co jest szczególnie przydatne w przypadku często wysyłanych faksów.
• Redukcja błędów: zmniejsza ryzyko popełnienia błędu podczas wprowadzania numeru telefonu.
• Ułatwienie wysyłania: usprawnia proces wysyłania faksów do znanych odbiorców.
• Obsługa grupowego wysyłania faksów: książka adresowa często umożliwia tworzenie grup odbiorców (np. “Dział Sprzedaży”, “Dostawcy”), do których można wysłać faks jednocześnie w ramach funkcji rozsyłania faksów.

Pojemność książki adresowej faksu (liczba wpisów, które można zapisać) różni się w zależności od modelu urządzenia i jest ważnym czynnikiem, jeśli planujemy często wysyłać faksy do wielu różnych odbiorców. W przypadku ograniczonej pojemności, można skorzystać z funkcji szybkiego wybierania dla najważniejszych kontaktów lub zarządzać listami odbiorców w oprogramowaniu PC-Fax lub usłudze faksu internetowego.