Koszt wydruku/kopii

Koszt wydruku/kopii to całkowity koszt poniesiony na wykonanie pojedynczej strony drukowanej lub kopiowanej na urządzeniu takim jak drukarka, kopiarka, lub urządzenie wielofunkcyjne (MFP). Określenie dokładnego kosztu wydruku jest istotne z punktu widzenia zarządzania budżetem firmy, kontrolowania wydatków i optymalizacji procesów. Koszt wydruku/kopii uwzględnia zarówno koszty bezpośrednie, jak i koszty pośrednie związane z użytkowaniem urządzenia.

Koszty bezpośrednie to koszty, które można bezpośrednio przypisać do procesu drukowania lub kopiowania. Obejmują one:

  • Papier: koszt zakupu papieru. Jest to bardzo istotny element ceny, zwłaszcza jeśli używane są specjalne, drogie papiery (np. fotograficzne). Im wyższa gramatura papieru, tym droższy jest wydruk. Należy też brać pod uwagę koszty makulatury.
  • Toner/atrament: koszt zakupu wkładów z tonerem lub atramentem. Przyjmuje się, że jest to najważniejsza część kosztu, mocno zależna od pokrycia strony. Oznacza to, że na stronę z małą ilością tekstu zużywa się stosunkowo mało proszku/płynu, a na zadrukowaną w całości – bardzo dużo.
  • Energia elektryczna: koszt zużytej energii elektrycznej przez urządzenie podczas drukowania lub kopiowania. Nowoczesne urządzenia mają niskie zużycie energii w trybie czuwania i krótkotrwałym druku, natomiast przy długich seriach i wyższej temperaturze podzespołów zapotrzebowanie rośnie.
  • Części eksploatacyjne: koszt wymiany części eksploatacyjnych, takich jak bębny, pasy transferowe, utrwalacze i głowice drukujące. Takie elementy starczą na określoną ilość wydruków (deklarowaną przez producenta), a po przekroczeniu której wymagają wymiany.

Koszty pośrednie to koszty, które nie są bezpośrednio związane z procesem drukowania lub kopiowania, ale są niezbędne do utrzymania urządzenia w dobrej kondycji i zapewnienia jego prawidłowego działania. Obejmują one:

  • Amortyzacja urządzenia: koszt związany z utratą wartości urządzenia w czasie.
  • Serwis i naprawy: koszt przeglądów konserwacyjnych, napraw i wymiany części. Może to być koszt wizyt serwisantów, zakupu nowych części i utylizacji starych.
  • Administracja: koszt zarządzania urządzeniem, w tym instalacji sterowników, konfiguracji ustawień i rozwiązywania problemów. Powinien obejmować koszty szkoleń personelu.
  • Przestrzeń biurowa: koszt wynajmu lub utrzymania powierzchni, na której znajduje się urządzenie.
  • Ubezpieczenie urządzenia: koszt polisy ubezpieczeniowej, która chroni przed awariami, kradzieżą lub uszkodzeniem.

Obliczanie kosztu wydruku/kopii może być realizowane na różne sposoby, w zależności od dostępnych danych i stopnia precyzji. Najprostsza metoda polega na podzieleniu sumy wszystkich kosztów (bezpośrednich i pośrednich) przez liczbę wydrukowanych/skopiowanych stron. Bardziej dokładne metody uwzględniają rodzaj dokumentu (np. tekst, grafika, zdjęcie), pokrycie strony tonerem/atramentem, tryb drukowania (np. jednostronny, dwustronny) oraz wykorzystanie poszczególnych funkcji urządzenia. Dobry software potrafi obliczyć koszty osobno dla wydruków kolorowych i czarno-białych, albo rozróżnić stronę A4 od A3.

Świadomość realnych kosztów wydruku/kopii jest kluczowa dla:

  • Racjonalizacji wydatków: identyfikacja obszarów, w których można zredukować koszty (np. poprzez ograniczenie drukowania kolorowego, promowanie druku dwustronnego, korzystanie z tańszych zamienników materiałów eksploatacyjnych).
  • Podejmowania świadomych decyzji zakupowych: wybór urządzeń o niskim koszcie eksploatacji i energooszczędnych. Najczęściej wyższa cena urządzenia wiąże się z niższą ceną wydruku.
  • Wyceny usług: ustalanie cen za drukowanie i kopiowanie w punktach usługowych. Trzeba monitorować ceny konkurencji i odpowiednio się pozycjonować na rynku.
  • Budżetowania: planowanie wydatków na drukowanie i kopiowanie w firmie. Realistyczne oszacowanie kosztów pozwoli uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.