Koszt eksploatacji

Koszt eksploatacji drukarki, kserokopiarki lub urządzenia wielofunkcyjnego (MFP), często określany również jako koszty bieżące lub koszty operacyjne, to suma wszystkich wydatków ponoszonych przez właściciela lub użytkownika urządzenia w związku z jego codziennym użytkowaniem i utrzymaniem przez cały okres jego życia. Jest to pojęcie szersze niż tylko cena zakupu urządzenia, ponieważ obejmuje wszystkie powtarzalne koszty niezbędne do tego, aby sprzęt mógł funkcjonować i produkować wydruki/kopie. Zrozumienie i umiejętność obliczania kosztu eksploatacji są kluczowe przy podejmowaniu decyzji o zakupie nowego sprzętu, wyborze modelu umowy serwisowej, a także przy planowaniu budżetu i optymalizacji wydatków w organizacji. Często okazuje się, że urządzenie tańsze w zakupie może być znacznie droższe w długoterminowej eksploatacji ze względu na wysokie ceny materiałów eksploatacyjnych lub częste potrzeby serwisowe.

Główne składniki kosztu eksploatacji:

Na całkowity koszt eksploatacji urządzenia drukującego składają się przede wszystkim:

  1. Koszt materiałów eksploatacyjnych (Consumables Cost):
    • Jest to zazwyczaj największy i najbardziej regularny składnik kosztów. Obejmuje:
      • Tonery (dla drukarek laserowych/kserokopiarek) lub atramenty (dla drukarek atramentowych): Cena zakupu oryginalnych lub kompatybilnych wkładów oraz ich wydajność (liczba stron, jaką można wydrukować z jednego wkładu) bezpośrednio wpływają na koszt na stronę.
      • Bębny światłoczułe (OPC Drums): W wielu drukarkach laserowych bęben jest oddzielnym elementem wymiennym o określonej żywotności. Jego koszt rozkłada się na liczbę stron, jaką jest w stanie obsłużyć.
      • Developery (Wywoływacze): W niektórych kserokopiarkach i większych drukarkach, developer również podlega okresowej wymianie.
      • Pojemniki na zużyty toner (Waste Toner Boxes): Koszt zakupu i wymiany.
      • Głowice drukujące (w niektórych drukarkach atramentowych, jeśli są wymienne i nie stanowią części wkładu).
  2. Koszt papieru (Media Cost):
    • Wydatki na zakup papieru o odpowiednim formacie, gramaturze i jakości, dostosowanego do potrzeb i możliwości urządzenia. Chociaż często traktowany jako oddzielna kategoria wydatków biurowych, jest on bezpośrednio związany z procesem drukowania.
  3. Koszt energii elektrycznej (Energy Cost):
    • Ilość energii zużywanej przez urządzenie podczas pracy (drukowanie, kopiowanie, skanowanie), w trybie gotowości (standby) oraz w trybie uśpienia (sleep mode). Nowoczesne urządzenia są projektowane pod kątem efektywności energetycznej (np. certyfikaty Energy Star), ale przy intensywnej eksploatacji wielu maszyn, koszt energii może być zauważalny.
  4. Koszt konserwacji i serwisu (Maintenance and Service Cost):
    • Obejmuje wydatki na:
      • Regularne przeglądy techniczne i konserwację prewencyjną.
      • Wymianę części serwisowych o ograniczonej żywotności, takich jak zespoły utrwalania (fusery), rolki pobierające i transportujące papier, zestawy konserwacyjne (maintenance kits).
      • Koszt ewentualnych napraw pogwarancyjnych (robocizna technika, części zamienne).
      • Opłaty za umowę serwisową lub kontrakt typu Cost Per Page (CPP), jeśli firma korzysta z takich usług. W modelu CPP, wiele z powyższych kosztów (toner, części, serwis) jest już wliczonych w stawkę za stronę.
  5. Koszty związane z oprogramowaniem (Software Costs):
    • W przypadku korzystania z zaawansowanego oprogramowania do zarządzania drukiem, księgowania, bezpiecznego drukowania czy obiegu dokumentów, mogą występować koszty licencji lub subskrypcji.
  6. Koszty administracyjne i personalne (pośrednie):
    • Czas poświęcony przez pracowników IT lub administracji na zarządzanie flotą drukującą, zamawianie materiałów, rozwiązywanie prostych problemów, obsługę zgłoszeń serwisowych. Choć trudniejsze do precyzyjnego obliczenia, są to realne koszty.

Obliczanie kosztu na stronę (Cost Per Page – CPP):

Jednym z najważniejszych wskaźników kosztu eksploatacji jest koszt wydrukowania pojedynczej strony. Oblicza się go zazwyczaj oddzielnie dla wydruków monochromatycznych i kolorowych.

  • CPP dla druku mono (uproszczony wzór):
    (Cena czarnego tonera / Wydajność czarnego tonera w stronach) + (Cena bębna / Żywotność bębna w stronach) + ewentualne inne regularnie wymieniane części przeliczone na stronę.
  • CPP dla druku kolorowego: Jest bardziej złożony, ponieważ uwzględnia koszt wszystkich kolorowych tonerów/atramentów (CMYK) i ich zróżnicowane zużycie w zależności od pokrycia strony kolorem.

Producenci często podają wydajność tonerów i bębnów w oparciu o standardowe normy pokrycia (np. 5% dla strony A4 zgodnie z ISO/IEC 19752 dla mono i ISO/IEC 19798 dla koloru). Rzeczywiste zużycie może się jednak różnić w zależności od rodzaju drukowanych dokumentów.

Czynniki wpływające na koszt eksploatacji:

  • Technologia druku: Drukarki laserowe monochromatyczne mają zazwyczaj niższy CPP niż drukarki laserowe kolorowe, a te z kolei mogą mieć inny profil kosztowy niż drukarki atramentowe (gdzie atrament może być drogi, ale urządzenia tańsze w zakupie).
  • Model i producent urządzenia: Różne modele, nawet tego samego producenta, mogą mieć znacząco różne koszty eksploatacji ze względu na ceny i wydajność materiałów, żywotność komponentów.
  • Ceny materiałów eksploatacyjnych: Stosowanie oryginalnych materiałów (OEM) jest zazwyczaj droższe, ale może zapewniać lepszą jakość i niezawodność. Zamienniki mogą być tańsze, ale ich jakość i wpływ na żywotność urządzenia bywają różne.
  • Intensywność użytkowania (wolumen druku): Przy bardzo dużych wolumenach, nawet niewielka różnica w CPP może przełożyć się na znaczne oszczędności lub dodatkowe koszty w skali roku.
  • Rodzaj drukowanych dokumentów: Dokumenty z dużym pokryciem tonerem/atramentem (np. grafika, zdjęcia) będą generować wyższy koszt na stronę niż standardowy tekst.
  • Polityka drukowania w firmie: Stosowanie druku dwustronnego, ograniczanie druku w kolorze, promowanie świadomego drukowania – wszystko to wpływa na koszty.
  • Warunki umowy serwisowej / MPS: W przypadku usług zarządzania drukiem, wiele kosztów eksploatacyjnych jest ujętych w stałej opłacie lub stawce za stronę, co zapewnia przewidywalność, ale całkowity koszt może być różny w zależności od dostawcy.

Jak zarządzać i redukować koszt eksploatacji?

  • Świadomy wybór urządzenia: Analiza CPP i przewidywanych kosztów serwisowych przed zakupem.
  • Monitorowanie zużycia: Korzystanie z narzędzi do księgowania zleceń i generowania statystyk użytkowania.
  • Wdrożenie polityk drukowania: Promowanie oszczędnych praktyk.
  • Optymalizacja floty drukującej: Konsolidacja urządzeń, wybór odpowiednich modeli do konkretnych potrzeb.
  • Regularna konserwacja: Zapobieganie awariom i utrzymanie efektywności.
  • Rozważne korzystanie z zamienników: Wybór sprawdzonych dostawców, jeśli decydujemy się na materiały nieoryginalne.
  • Negocjowanie umów z dostawcami: Zarówno na materiały eksploatacyjne, jak i na usługi serwisowe.
  • Szkolenie użytkowników w zakresie efektywnego i oszczędnego drukowania.

Zrozumienie i aktywne zarządzanie kosztem eksploatacji jest kluczowe dla każdej organizacji, która chce efektywnie kontrolować swoje wydatki i maksymalizować zwrot z inwestycji w infrastrukturę druku. Jest to proces ciągły, wymagający regularnej analizy i dostosowywania strategii.