Grupowe wysyłanie faksów

Grupowe wysyłanie faksów to funkcja umożliwiająca wysłanie tego samego dokumentu faksowego do wielu różnych odbiorców jednocześnie w ramach jednej operacji. Jest to synonim lub element szerszej funkcji nazywanej rozsyłaniem faksów (Fax Broadcasting). Główną ideą jest stworzenie grupy odbiorców i przypisanie jej jednej nazwy lub krótkiego kodu, a następnie wysłanie faksu do całej tej grupy za jednym razem, zamiast ręcznie wybierać każdy numer faksu z osobna.

Funkcja grupowego wysyłania faksów opiera się na możliwości utworzenia list kontaktów w książce adresowej faksu urządzenia lub w dedykowanym oprogramowaniu PC-Fax. Proces wygląda zazwyczaj następująco:

  1. Tworzenie grupy: użytkownik definiuje nową grupę w książce adresowej faksu urządzenia lub w oprogramowaniu PC-Fax. Nadaje grupie nazwę (np. “Dział Sprzedaży”, “Oddziały”, “Klienci VIP”).
  2. Dodawanie członków grupy: do utworzonej grupy dodawane są numery faksów poszczególnych odbiorców, którzy mają być jej członkami. Członkami grupy mogą być pojedyncze numery z książki adresowej lub nawet inne grupy (w bardziej zaawansowanych systemach).
  3. Przygotowanie dokumentu do wysłania: użytkownik przygotowuje dokument, który ma zostać wysłany do grupy.
  4. Inicjowanie wysyłki grupowej: użytkownik umieszcza dokument w skanerze (jeśli jest fizyczny) lub wybiera plik cyfrowy (jeśli jest cyfrowy) i wybiera funkcję faksowania. Zamiast wybierać pojedynczy numer odbiorcy, wybiera opcję “Wybierz grupę” lub podobną i wskazuje wcześniej utworzoną grupę z listy dostępnych grup.
  5. Skanowanie i przechowywanie (jeśli dokument fizyczny): jeśli wysyłany jest dokument fizyczny, jest on zazwyczaj skanowany tylko raz i zapisywany w pamięci faksu urządzenia.
  6. Automatyczna wysyłka do wszystkich członków grupy: urządzenie faksowe (lub system PC-Fax/serwer) automatycznie nawiązuje połączenie z pierwszym numerem faksu z listy członków grupy i przesyła faks. Po zakończeniu transmisji do pierwszego odbiorcy, automatycznie przechodzi do kolejnego numeru z listy i wysyła ten sam faks, i tak dalej, aż do przesłania dokumentu do wszystkich członków grupy.
  7. Raportowanie: po zakończeniu operacji grupowego wysyłania, system zazwyczaj generuje raport, który podsumowuje status wysyłki do wszystkich członków grupy, wskazując, do których numerów faks został wysłany pomyślnie, a do których wystąpiły błędy.

Korzyści z grupowego wysyłania faksów:

  • Ogromna oszczędność czasu: eliminuje konieczność ręcznego wysyłania tego samego dokumentu do każdego odbiorcy z osobna, co jest nieocenione przy dużej liczbie odbiorców.
  • Wygoda i prostota: umożliwia wysłanie masowego faksu w kilku prostych krokach.
  • Automatyzacja powtarzalnych zadań: idealne do regularnego wysyłania tych samych informacji do stałych grup odbiorców.
  • Zarządzanie listami odbiorców: łatwiejsze zarządzanie grupami kontaktów faksowych.

Funkcja grupowego wysyłania faksów jest standardowym elementem większości urządzeń faksowych przeznaczonych do użytku biurowego oraz kluczową cechą systemów faksowania PC i usług faksu internetowego, znacząco zwiększającą efektywność w masowej komunikacji za pośrednictwem faksu.