Formaty plików skanowania (PDF, JPEG, TIFF, XPS, OOXML)

Formaty plików skanowania to różne typy formatów plików cyfrowych, w których może zostać zapisany zeskanowany dokument fizyczny. Wybór odpowiedniego formatu pliku ma kluczowe znaczenie, ponieważ wpływa na jakość obrazu, rozmiar pliku, możliwość edycji i kompatybilność z różnymi aplikacjami i systemami. Nowoczesne skanery i urządzenia wielofunkcyjne oferują wsparcie dla wielu popularnych formatów, aby sprostać różnorodnym potrzebom użytkowników. Najczęściej spotykane formaty plików skanowania to:

  • PDF (Portable Document Format): Opracowany przez firmę Adobe, PDF jest obecnie standardem de facto dla dokumentów cyfrowych, zwłaszcza w środowisku biznesowym i urzędowym. Pliki PDF są zaprojektowane tak, aby zachować oryginalne formatowanie dokumentu (układ, czcionki, grafiki) niezależnie od systemu operacyjnego, aplikacji czy urządzenia używanego do ich przeglądania. PDF jest idealny do archiwizacji dokumentów, ponieważ pliki są kompaktowe (często stosowana jest kompresja) i uniwersalne. PDF może zawierać zarówno obrazy (zeskanowane strony jako grafika rastrowa), jak i tekst (po zastosowaniu funkcji OCR). Dostępne są różne odmiany PDF, np. PDF/A (standard do długoterminowej archiwizacji) czy Searchable PDF (PDF z warstwą tekstową umożliwiającą przeszukiwanie).

  • JPEG (Joint Photographic Experts Group): JPEG to standardowy format graficzny wykorzystujący kompresję stratną, co oznacza, że część informacji o obrazie jest usuwana w celu zmniejszenia rozmiaru pliku. JPEG jest idealny do skanowania zdjęć i obrazów z płynnymi przejściami tonalnymi i dużą liczbą kolorów, ponieważ kompresja jest zoptymalizowana pod kątem takich treści, a utrata szczegółów jest często niezauważalna dla ludzkiego oka. JPEG jest powszechnie używany w Internecie i do przechowywania fotografii. Nie nadaje się jednak najlepiej do skanowania dokumentów tekstowych lub grafiki z ostrymi krawędziami, ponieważ kompresja stratna może powodować artefakty (np. rozmycia, dzwonienie) wokół tekstu i linii.

  • TIFF (Tagged Image File Format): TIFF to format graficzny, który jest powszechnie używany w branży poligraficznej, wydawniczej i do profesjonalnej archiwizacji obrazów. TIFF może używać kompresji bezstratnej (np. LZW) lub być nieskompresowany, co oznacza, że zachowuje całą oryginalną informację o obrazie, zapewniając najwyższą jakość, ale kosztem znacznie większego rozmiaru pliku w porównaniu do JPEG. TIFF jest idealny do skanowania dokumentów, rysunków technicznych, grafik i zdjęć, gdy jakość i wierność obrazu są priorytetem i planowana jest dalsza edycja graficzna. TIFF obsługuje również obrazy wielostronicowe, co jest przydatne przy skanowaniu dokumentów wielostronicowych.

  • XPS (XML Paper Specification): Opracowany przez firmę Microsoft, XPS to format dokumentów stałych, który jest alternatywą dla PDF w środowisku Windows. Podobnie jak PDF, XPS zachowuje formatowanie dokumentu niezależnie od platformy. Jest używany głównie w systemach Windows i nie jest tak powszechnie wspierany poza tym ekosystemem jak PDF. Może być używany do skanowania dokumentów w celu ich archiwizacji i udostępniania.

  • OOXML (Office Open XML): Choć rzadziej spotykany jako bezpośredni format wyjściowy skanera, niektóre zaawansowane urządzenia wielofunkcyjne mogą oferować skanowanie bezpośrednio do formatów pakietu Microsoft Office, takich jak DOCX (Word), XLSX (Excel) czy PPTX (PowerPoint). W przypadku skanowania do tych formatów, skaner wykorzystuje wbudowane funkcje OCR, aby przekonwertować zeskanowany obraz na tekst edytowalny i umieścić go w odpowiednim formacie dokumentu Office, często zachowując podstawowe formatowanie. Ta funkcja jest bardzo wygodna do digitalizacji dokumentów papierowych w celu ich dalszej edycji w programach Office.

Wybór formatu pliku skanowania powinien być podyktowany przeznaczeniem zeskanowanego dokumentu, wymaganą jakością, potrzebą kompatybilności oraz ograniczeniami dotyczącymi rozmiaru pliku.