Faksowanie PC (PC-Fax)

Faksowanie PC (PC-Fax) to funkcja, która umożliwia wysyłanie faksów bezpośrednio z komputera osobistego, bez konieczności drukowania dokumentu i używania fizycznego urządzenia faksowego jako samodzielnej jednostki wysyłającej. Faksowanie PC opiera się na oprogramowaniu zainstalowanym na komputerze, które współpracuje z urządzeniem faksowym (zazwyczaj urządzeniem wielofunkcyjnym – MFP) podłączonym do komputera lub do sieci, aby zrealizować transmisję faksu.

W kontekście funkcji faksowania, “PC-Fax” najczęściej odnosi się do wysyłania faksu z komputera. Proces ten jest podobny do funkcji Bezpośredniego wysyłania faksu, a nazwy te są często używane zamiennie. Główna idea polega na tym, że cyfrowy dokument (utworzony w dowolnej aplikacji na komputerze) jest konwertowany na format faksowy przez oprogramowanie PC-Fax, a następnie przesyłany do sprzętowego modemu faksowego w podłączonym urządzeniu faksowym lub na serwer faksu, który zajmuje się fizyczną transmisją przez linię telefoniczną.

Typowy proces wysyłania faksu PC wygląda następująco:

  1. Tworzenie lub otwieranie dokumentu: użytkownik tworzy lub otwiera dokument (np. plik Word, PDF, arkusz kalkulacyjny) w aplikacji na komputerze.
  2. Wybór “drukarki PC-Fax”: z menu “Drukuj” w aplikacji, użytkownik wybiera specjalną wirtualną drukarkę o nazwie np. “PC-Fax”, “Wyślij faksem” lub “Fax Driver”.
  3. Konfiguracja faksu w oprogramowaniu PC-Fax: zamiast okna dialogowego tradycyjnej drukarki, pojawia się okno oprogramowania PC-Fax. Tutaj użytkownik definiuje parametry wysyłki:
    1. Numer faksu odbiorcy: wprowadzany ręcznie lub wybierany z książki adresowej utrzymywanej przez oprogramowanie PC-Fax lub system operacyjny/program pocztowy.
    2. Strona tytułowa (Cover Page): możliwość automatycznego dodania strony tytułowej z danymi nadawcy (pobranymi z konfiguracji oprogramowania) i odbiorcy.
    3. Rozdzielczość faksu.
    4. Ustawienia opóźnionego wysyłania.
    5. Wybór grupy odbiorców (dla grupowego wysyłania faksów / rozsyłania).
  4. Przetwarzanie i przesyłanie danych: oprogramowanie PC-Fax konwertuje dokument na format graficzny odpowiedni do faksowania (np. TIFF Group 3 lub Group 4). Tak przygotowane dane są przesyłane do fizycznego urządzenia faksowego (MFP lub dedykowanego modemu faksowego) podłączonego do komputera (przez USB) lub dostępnego w sieci lokalnej.
  5. Transmisja faksu przez sprzęt: fizyczne urządzenie faksowe (lub serwer faksu, jeśli system jest scentralizowany) wykorzystuje swój modem faksowy do modulacji cyfrowych danych na sygnały analogowe i transmisji ich przez linię telefoniczną do odbiorcy.

PC-Fax może również, w niektórych implementacjach, umożliwiać odbieranie faksów na komputerze. W tym scenariuszu, faks odebrany przez fizyczne urządzenie faksowe (jeśli jest podłączone do komputera) jest przesyłany do oprogramowania PC-Fax, które zapisuje go na dysku komputera (zazwyczaj w formacie graficznym jak TIFF lub PDF) i często powiadamia użytkownika o nowym faksie.

Korzyści z faksowania PC:

  • Wygoda: bezpośrednie wysyłanie faksów z aplikacji bez drukowania.
  • Lepsza jakość wysyłanych faksów: unika się strat jakości związanych ze skanowaniem dokumentu fizycznego.
  • Centralizacja zarządzania faksami (na komputerze): możliwość przeglądania wysłanych i odebranych faksów w archiwum na komputerze.
  • Oszczędność materiałów eksploatacyjnych (u nadawcy): brak konieczności drukowania dokumentu przed wysłaniem faksu.
  • Integracja z komputerową książką adresową: ułatwione zarządzanie kontaktami faksowymi.

Faksowanie PC jest powszechną funkcją dołączaną do oprogramowania sterującego urządzeń wielofunkcyjnych z funkcją faksowania, oferującą wygodniejszy i bardziej zintegrowany sposób wysyłania faksów z komputerów w środowisku biurowym.