Dzierżawa kserokopiarki (z serwisem)

Dzierżawa kserokopiarki (z serwisem), często określana również jako wynajem długoterminowy lub leasing operacyjny z pełną obsługą serwisową, to popularna forma pozyskania i użytkowania zaawansowanych urządzeń kopiujących i wielofunkcyjnych (MFP) przez firmy i instytucje. Zamiast kupować drogi sprzęt na własność, co wiązałoby się z jednorazowym, dużym wydatkiem inwestycyjnym, przedsiębiorstwo decyduje się na jego wynajem od wyspecjalizowanego dostawcy na określony czas (zazwyczaj od 2 do 5 lat). Kluczowym elementem tej usługi jest fakt, że w miesięczną opłatę dzierżawną (lub opłatę za stronę – model CPP/CPC) wliczone są nie tylko koszty samego urządzenia, ale również kompleksowa opieka serwisowa, obejmująca regularne przeglądy, konserwację, wszystkie naprawy, a często także materiały eksploatacyjne (takie jak toner, bęben, developer i inne części podlegające zużyciu). Jest to rozwiązanie, które oferuje wiele korzyści, w tym przewidywalność kosztów, minimalizację ryzyka związanego z awariami oraz dostęp do nowoczesnych technologii bez konieczności ponoszenia wysokich nakładów początkowych.

Jak działa dzierżawa kserokopiarki z serwisem?

  1. Wybór urządzenia i warunków umowy:
    • Klient, często przy wsparciu konsultanta dostawcy, wybiera model kserokopiarki lub urządzenia wielofunkcyjnego, który najlepiej odpowiada jego potrzebom pod względem funkcjonalności (kopiowanie, drukowanie, skanowanie, faksowanie), wydajności (prędkość, miesięczne obciążenie), formatu papieru, opcji wykańczania (np. sorter, zszywacz) itp.
    • Określany jest czas trwania umowy dzierżawy (np. 36, 48, 60 miesięcy).
    • Ustalany jest model rozliczeń. Najczęściej spotykane to:
      • Stała opłata miesięczna za dzierżawę urządzenia plus opłata za każdą wykonaną kopię/wydruk (tzw. opłata za stronę lub “click charge”). Stawka za stronę może być różna dla kopii czarno-białych i kolorowych.
      • Czasami opłata miesięczna może zawierać pewien limit darmowych kopii/wydruków, a dopiero po jego przekroczeniu naliczana jest opłata za stronę.
  2. Instalacja i wdrożenie:
    • Dostawca dostarcza, instaluje i konfiguruje urządzenie w siedzibie klienta, a także często przeprowadza szkolenie dla użytkowników z jego obsługi.
  3. Bieżąca eksploatacja i serwis:
    • Klient użytkuje urządzenie, a dostawca jest odpowiedzialny za jego pełną obsługę techniczną. Obejmuje to:
      • Regularne przeglądy i konserwację prewencyjną: Zgodnie z harmonogramem ustalonym w umowie.
      • Wszystkie naprawy awaryjne: W przypadku usterki, serwis dostawcy interweniuje w określonym w umowie czasie reakcji.
      • Dostawę i wymianę materiałów eksploatacyjnych: Najczęściej w cenę opłaty za stronę wliczone są tonery, bębny, developery oraz inne części zużywające się podczas normalnej eksploatacji (np. rolki, zespół utrwalania). Klient zgłasza zapotrzebowanie na materiały lub są one dostarczane automatycznie na podstawie monitoringu urządzenia. Nie obejmuje to zazwyczaj papieru.
      • Pokrycie kosztów części zamiennych i robocizny serwisowej.
  4. Monitorowanie i raportowanie:
    • Dostawcy często oferują systemy zdalnego monitorowania pracy urządzenia, co pozwala na automatyczne odczyty liczników, diagnozowanie niektórych problemów na odległość oraz proaktywne planowanie dostaw materiałów eksploatacyjnych i wizyt serwisowych. Klient może otrzymywać regularne raporty dotyczące wykorzystania urządzenia.
  5. Zakończenie umowy:
    • Po upływie okresu dzierżawy, klient ma zazwyczaj kilka opcji:
      • Zwrot urządzenia dostawcy.
      • Wykupienie urządzenia na własność po cenie rynkowej lub ustalonej w umowie.
      • Przedłużenie umowy dzierżawy (często na korzystniejszych warunkach).
      • Zawarcie nowej umowy dzierżawy na nowocześniejszy model urządzenia.

Korzyści z dzierżawy kserokopiarki z serwisem:

  • Przewidywalność i kontrola kosztów: Miesięczne opłaty są stałe lub łatwe do przewidzenia na podstawie liczby wydruków. Eliminuje to ryzyko nieoczekiwanych, wysokich wydatków na naprawy czy drogie części.
  • Brak wysokich kosztów początkowych: Firma nie musi inwestować dużej kwoty w zakup nowego urządzenia. Środki te mogą być przeznaczone na inne cele biznesowe.
  • Pełna obsługa serwisowa w cenie: Klient nie martwi się o przeglądy, konserwację, naprawy ani o zamawianie materiałów eksploatacyjnych. Wszystkim zajmuje się dostawca.
  • Minimalizacja przestojów: Gwarantowany czas reakcji serwisu i regularna konserwacja prewencyjna zmniejszają ryzyko długotrwałych awarii.
  • Dostęp do nowoczesnych technologii: Dzierżawa umożliwia korzystanie z najnowszych modeli kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych, które często są bardziej wydajne, ekonomiczne i oferują więcej funkcji. Po zakończeniu umowy można łatwo wymienić sprzęt na nowszy.
  • Elastyczność: Umowy dzierżawy mogą być często dostosowywane do zmieniających się potrzeb firmy (np. zmiana limitu stron, upgrade urządzenia).
  • Uproszczenie księgowości: Opłaty za dzierżawę są kosztem uzyskania przychodu, co może być korzystne podatkowo.
  • Skalowalność: Łatwo jest zwiększyć lub zmniejszyć liczbę dzierżawionych urządzeń w zależności od rozwoju firmy.
  • Oszczędność czasu i zasobów wewnętrznych: Pracownicy firmy nie muszą zajmować się zarządzaniem flotą drukującą, zamawianiem materiałów czy kontaktami z serwisem.

Dla kogo dzierżawa kserokopiarki z serwisem jest dobrym rozwiązaniem?

  • Dla firm i instytucji, które drukują i kopiują regularnie, ale nie chcą ponosić wysokich kosztów zakupu i utrzymania własnego sprzętu.
  • Dla organizacji, które cenią sobie przewidywalność kosztów i chcą uniknąć niespodziewanych wydatków serwisowych.
  • Dla firm, które chcą mieć dostęp do nowoczesnego sprzętu i regularnie go odnawiać.
  • Dla podmiotów, które nie posiadają własnego działu IT lub personelu technicznego zdolnego do obsługi i konserwacji zaawansowanych urządzeń kopiujących.
  • Dla firm, które chcą skupić się na swojej podstawowej działalności, powierzając zarządzanie infrastrukturą druku specjalistom.

Podsumowując, dzierżawa kserokopiarki (z serwisem) to kompleksowe i często bardzo opłacalne rozwiązanie, które zapewnia dostęp do niezbędnego sprzętu biurowego wraz z pełną opieką techniczną, minimalizując jednocześnie ryzyko finansowe i operacyjne związane z jego posiadaniem i utrzymaniem. Jest to elastyczna forma finansowania i zarządzania infrastrukturą druku, która zdobywa coraz większą popularność w środowisku biznesowym.