Drukowanie z kodem PIN / Pull printing

Terminy Drukowanie z kodem PIN (PIN Code Printing) oraz Pull Printing (często nazywane również Follow-Me Printing lub Find-Me Printing) odnoszą się do metod bezpiecznego i zarządzanego uwalniania zadań drukowania, które mają na celu zwiększenie poufności dokumentów, redukcję marnotrawstwa oraz poprawę wygody użytkowników. Chociaż są ze sobą powiązane i często współwystępują, mają nieco inne, choć uzupełniające się, znaczenia.

  1. Drukowanie z kodem PIN (PIN Code Printing lub Secure Print Release with PIN):
  • Jest to podstawowa forma bezpiecznego drukowania, gdzie użytkownik, wysyłając dokument do druku, przypisuje do niego unikalny numer PIN (Personal Identification Number).
  • Przepływ pracy:
    1. Użytkownik na swoim komputerze, w oknie dialogowym drukowania (w sterowniku drukarki), wybiera opcję “Bezpieczne drukowanie” (lub podobną) i wprowadza wybrany przez siebie (lub czasami automatycznie przypisany) kod PIN (zazwyczaj 4-8 cyfrowy).
    2. Zadanie drukowania jest wysyłane do konkretnej drukarki, ale nie jest od razu drukowane. Zamiast tego, jest ono przechowywane w pamięci (RAM lub HDD) drukarki jako zadanie zabezpieczone.
    3. Aby wydrukować dokument, użytkownik musi fizycznie podejść do panelu sterowania tej drukarki.
    4. Na panelu wybiera opcję dostępu do zadań zabezpieczonych (często podając swoją nazwę użytkownika lub identyfikator zadania, jeśli wiele osób korzysta z tej funkcji).
    5. Następnie wprowadza wcześniej zdefiniowany kod PIN.
    6. Jeśli PIN jest poprawny, drukarka uwalnia zadanie i rozpoczyna drukowanie. Użytkownik może wtedy od razu odebrać swoje wydruki.
  • Cel: Głównym celem jest zapobieganie pozostawianiu poufnych wydruków bez nadzoru na tacy odbiorczej, dostępnych dla osób nieupoważnionych.
  • Implementacja: Funkcja ta jest często wbudowana bezpośrednio w firmware wielu drukarek sieciowych i urządzeń wielofunkcyjnych (MFP) i nie wymaga zazwyczaj dodatkowego oprogramowania serwerowego (poza odpowiednimi sterownikami na komputerach).
  1. Pull Printing (Follow-Me Printing / Find-Me Printing):
  • Jest to bardziej zaawansowane i elastyczne rozwiązanie, które zazwyczaj wymaga dedykowanego oprogramowania do zarządzania drukiem (Print Management Software), takiego jak PaperCut, YSoft SafeQ, uniFLOW, MyQ itp.
  • Przepływ pracy:
    1. Użytkownik wysyła zadanie drukowania ze swojego komputera (lub urządzenia mobilnego) nie do konkretnej, fizycznej drukarki, ale do centralnej, wirtualnej kolejki druku zarządzanej przez system pull printing.
    2. Zadanie jest przechowywane na serwerze systemu zarządzania drukiem (lub w chmurze, w przypadku rozwiązań chmurowych) do momentu, aż użytkownik zdecyduje się je uwolnić.
    3. Aby wydrukować dokument, użytkownik może podejść do dowolnej drukarki w sieci, która jest podłączona do systemu pull printing.
    4. Przy drukarce, użytkownik musi się uwierzytelnić. Metody uwierzytelniania mogą być różne:
      • Wprowadzenie nazwy użytkownika i hasła (np. domenowych Active Directory/LDAP).
      • Użycie karty identyfikacyjnej (zbliżeniowej, magnetycznej – wymaga czytnika kart przy drukarce).
      • Wprowadzenie kodu PIN (przypisanego do użytkownika lub zadania).
      • Uwierzytelnienie za pomocą aplikacji mobilnej (np. skanowanie kodu QR na drukarce, potwierdzenie w aplikacji).
    5. Po pomyślnym uwierzytelnieniu, na panelu drukarki (lub w aplikacji mobilnej) wyświetlana jest lista zadań oczekujących na wydruk dla danego użytkownika.
    6. Użytkownik wybiera zadanie (lub zadania), które chce wydrukować, i inicjuje ich uwolnienie. Dopiero wtedy system przesyła dane do wybranej drukarki i rozpoczyna się fizyczny proces drukowania.
  • Cele i korzyści:
    • Poufność dokumentów (Security): Podobnie jak w drukowaniu z PIN-em, dokumenty są drukowane tylko wtedy, gdy użytkownik jest fizycznie obecny przy urządzeniu.
    • Wygoda i elastyczność (Convenience & Flexibility): Użytkownik nie jest “przywiązany” do jednej drukarki. Jeśli jego domyślna drukarka jest zajęta, nieczynna lub znajduje się w innym budynku, może odebrać swoje wydruki na dowolnym innym dostępnym urządzeniu w systemie. Nazywa się to “Follow-Me” (wydruk “podąża” za użytkownikiem) lub “Find-Me” (użytkownik “odnajduje” swoje zadanie na dowolnej drukarce).
    • Redukcja marnotrawstwa (Waste Reduction): Znacząco zmniejsza liczbę nieodebranych wydruków. Użytkownicy często wysyłają zadania, o których zapominają lub które okazują się niepotrzebne. W systemie pull printing takie zadania pozostają w kolejce i mogą być automatycznie usuwane po określonym czasie, jeśli nie zostaną uwolnione, co oszczędza papier, toner/atrament i energię.
    • Kontrola kosztów i rozliczalność (Cost Control & Accountability): Systemy pull printing są zazwyczaj zintegrowane z funkcjami monitorowania i raportowania, co pozwala na śledzenie, kto, co i ile drukuje, oraz na przypisywanie kosztów do odpowiednich działów lub projektów. Możliwe jest również wprowadzanie limitów drukowania.
    • Wsparcie dla urządzeń mobilnych i BYOD (Bring Your Own Device): Ułatwia drukowanie z różnych urządzeń bez konieczności instalowania sterowników do każdej drukarki.

Związek między Drukowaniem z kodem PIN a Pull Printing:

  • Drukowanie z kodem PIN może być jedną z metod uwierzytelniania użytkownika w systemie pull printing. Użytkownik wysyła zadanie do wirtualnej kolejki, a następnie przy dowolnej drukarce wprowadza swój unikalny PIN (lub PIN zadania), aby uwolnić wydruk.
  • Jednak drukowanie z kodem PIN może również istnieć jako samodzielna funkcja wbudowana w pojedynczą drukarkę, bez konieczności posiadania centralnego systemu zarządzania drukiem. W takim przypadku zadanie jest wysyłane do tej konkretnej drukarki i tylko na niej może być uwolnione po podaniu PIN-u.

Podsumowując, zarówno Drukowanie z kodem PIN, jak i Pull Printing są skutecznymi metodami zwiększania bezpieczeństwa i efektywności procesu drukowania. Drukowanie z PIN-em jest prostszą, często wbudowaną funkcją ochrony zadań na pojedynczym urządzeniu. Pull Printing to bardziej kompleksowe rozwiązanie systemowe, oferujące dodatkowo elastyczność, redukcję marnotrawstwa i zaawansowane zarządzanie, gdzie PIN może być jedną z metod autoryzacji. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od wielkości organizacji, wymagań dotyczących bezpieczeństwa, budżetu oraz istniejącej infrastruktury IT.