Drukowanie poufne (Secure Print)

Drukowanie poufne, znane również jako Secure Print lub “private print”, to funkcja zabezpieczająca dostępna w wielu nowoczesnych drukarkach biurowych i urządzeniach wielofunkcyjnych. Jej głównym celem jest zapewnienie poufności drukowanych dokumentów i zapobieganie dostępowi do nich przez osoby nieuprawnione. W tradycyjnym procesie drukowania, dokument wysłany do drukarki jest natychmiast drukowany i pozostaje na tacy wyjściowej, gdzie każda przechodząca osoba może go zobaczyć i zabrać. W przypadku dokumentów zawierających wrażliwe informacje, takie jak dane osobowe, listy płac, umowy czy plany strategiczne firmy, stwarza to poważne zagrożenie bezpieczeństwa danych.

Funkcja drukowania poufnego rozwiązuje ten problem poprzez wstrzymanie zadania drukowania na drukarce. Gdy użytkownik wysyła dokument do druku jako poufny (zazwyczaj wybierając tę opcję w sterowniku drukarki), zadanie to jest przesyłane do pamięci drukarki lub na powiązany serwer wydruku, ale nie jest od razu drukowane. Pozostaje w stanie oczekiwania do momentu, gdy użytkownik fizycznie podejdzie do drukarki i uwierzytelni się. Proces uwierzytelnienia najczęściej polega na:

• Wprowadzeniu kodu PIN lub hasła, które zostało przypisane do zadania drukowania przez użytkownika podczas jego wysyłania. Kod ten jest wprowadzany na panelu sterowania drukarki.
• Uwierzytelnieniu za pomocą karty identyfikacyjnej (np. karty pracowniczej, karty dostępu), którą użytkownik zbliża do czytnika przy drukarce (jeśli urządzenie jest w niego wyposażone).
• Wprowadzeniu loginu i hasła użytkownika na panelu drukarki, które są powiązane z systemem zarządzania użytkownikami w firmie.

Dopiero po pomyślnym uwierzytelnieniu, drukarka zwalnia zadanie z pamięci i rozpoczyna drukowanie dokumentu.

Główne korzyści z wykorzystania funkcji drukowania poufnego to:

• Ochrona poufności danych: dokumenty nie leżą na tacy wyjściowej bez nadzoru, co minimalizuje ryzyko dostępu do nich przez osoby nieuprawnione.
• Zwiększone bezpieczeństwo: pomaga w zapewnieniu zgodności z politykami bezpieczeństwa informacji i przepisami o ochronie danych (np. RODO).
• Redukcja marnotrawstwa: zadania poufne, po które nikt się nie zgłosił w określonym czasie, są często automatycznie usuwane z kolejki, co pozwala zaoszczędzić papier i materiały eksploatacyjne, które zostałyby zmarnowane na nieodebrane wydruki.
• Świadomość użytkowników: wymusza na użytkownikach podejście do drukarki po wydruki, co może zwiększyć ich świadomość dotyczącą drukowanych treści i ograniczyć pomyłkowe wydruki.

Drukowanie poufne jest kluczową funkcją w środowiskach biznesowych i instytucjonalnych, gdzie bezpieczeństwo informacji ma priorytetowe znaczenie. Często jest ono integralną częścią szerszych systemów zarządzania drukiem.