Bezpośrednie wysyłanie faksu (Direct Fax)

Bezpośrednie wysyłanie faksu (Direct Fax), znane również jako PC-Fax Sending (w odniesieniu do wysyłania z komputera), to funkcja, która umożliwia wysłanie faksu bezpośrednio z komputera użytkownika, bez konieczności drukowania dokumentu i ręcznego umieszczania go w fizycznym urządzeniu faksowym w celu zeskanowania i wysłania. W tym modelu, cyfrowy dokument utworzony lub znajdujący się na komputerze jest przesyłany bezpośrednio do urządzenia faksowego (zazwyczaj urządzenia wielofunkcyjnego – MFP) lub do specjalistycznego oprogramowania/serwera, które następnie zajmuje się transmisją faksu przez linię telefoniczną lub sieć IP.

Funkcja bezpośredniego wysyłania faksu jest realizowana za pomocą oprogramowania zainstalowanego na komputerze użytkownika, które działa jako wirtualna drukarka faksowa lub interfejs do wysyłania faksów. Proces wygląda zazwyczaj następująco:

  1. Tworzenie dokumentu: użytkownik pracuje nad dokumentem w dowolnej aplikacji na komputerze (np. Word, Excel, przeglądarka internetowa).
  2. Wybór “drukarki faksowej”: zamiast wybierać fizyczną drukarkę w menu “Drukuj” aplikacji, użytkownik wybiera specjalną “drukarkę faksową” (np. “Send to Fax”, “Fax Driver”) zainstalowaną jako część oprogramowania dołączonego do urządzenia faksowego lub systemu PC-Fax.
  3. Konfiguracja faksu w oprogramowaniu: po wybraniu “drukarki faksowej”, zamiast okna dialogowego drukarki, pojawia się okno dialogowe oprogramowania faksu. W tym oknie użytkownik konfiguruje parametry faksu, podobne do tych dostępnych na panelu fizycznego urządzenia:
    • Numer faksu odbiorcy: ręczne wpisanie numeru, wybór z komputerowej książki adresowej.
    • Rozdzielczość faksu.
    • Tryb koloru (jeśli obsługiwany).
    • Dodanie strony tytułowej (cover page) z danymi nadawcy i odbiorcy.
    • Ustawienia opóźnionego wysyłania.
  4. Przesłanie danych do urządzenia/serwera: po skonfigurowaniu ustawień i kliknięciu “Wyślij”, oprogramowanie na komputerze generuje cyfrowe dane faksu (często w formacie graficznym lub specyficznym dla faksu, np. TIFF Class F) i przesyła je do fizycznego urządzenia faksowego (jeśli jest podłączone do sieci i obsługuje tę funkcję) lub do serwera faksu/usługi faksu internetowego.
  5. Transmisja faksu: fizyczne urządzenie faksowe lub serwer/usługa faksu internetowego przejmuje cyfrowe dane i zajmuje się konwersją na sygnały analogowe (w przypadku linii telefonicznej) lub pakietowaniem danych (w przypadku faksu internetowego T.38) i transmisją faksu do odbiorcy.
  6. Raport nadania: po zakończeniu transmisji, użytkownik zazwyczaj otrzymuje raport nadania faksu (często w formie elektronicznej, np. okienko pop-up, e-mail), informujący o statusie wysyłki.

Korzyści z bezpośredniego wysyłania faksu (PC-Fax):

  • Wygoda i oszczędność czasu: eliminuje potrzebę drukowania dokumentu przed wysłaniem.
  • Lepsza jakość: unika się potencjalnej utraty jakości związanej ze skanowaniem dokumentu fizycznego – dane cyfrowe są przesyłane bezpośrednio.
  • Automatyzacja: łatwiejsza integracja z innymi procesami cyfrowymi i systemami biurowymi.
  • Zmniejszenie zużycia papieru i tonera (u nadawcy): nie trzeba drukować dokumentu przed wysłaniem faksem.
  • Dostęp do książki adresowej komputera: często można korzystać z kontaktów zapisanych w systemie operacyjnym lub programach pocztowych.

Funkcja bezpośredniego wysyłania faksu jest standardowym elementem oprogramowania dołączanego do większości urządzeń wielofunkcyjnych z funkcją faksowania i stanowi bardziej nowoczesny i efektywny sposób wysyłania faksów z komputera.