Audyt użycia urządzenia

Audyt użycia urządzenia stanowi szczegółowy proces monitorowania i rejestrowania wszelkich działań wykonywanych na konkretnym urządzeniu, takim jak drukarka, kopiarka, urządzenie wielofunkcyjne (MFP) lub skaner. Jego celem jest gromadzenie kompleksowych danych dotyczących tego, kto, kiedy, jak często i w jakim celu korzysta z danego urządzenia. Zbierane informacje są następnie analizowane w celu uzyskania wglądu w wzorce użytkowania, optymalizacji kosztów operacyjnych, wzmocnienia zabezpieczeń, zapewnienia zgodności z regulacjami i udoskonalenia ogólnej efektywności. Jest to zatem potężne narzędzie, które może realnie usprawnić działania firmy i pomóc obniżyć wydatki.

Dane zbierane podczas audytu mogą obejmować:

  • Identyfikacja użytkownika: informacje o tym, kto wykonał daną czynność (np. nazwa użytkownika, identyfikator pracownika, numer karty dostępu). Bardzo ważne jest odpowiednie skonfigurowanie i wdrożenie metod identyfikacji użytkowników, a także przeszkolenie pracowników.
  • Typ operacji: informacja o rodzaju wykonanej czynności (np. drukowanie, kopiowanie, skanowanie, faksowanie). Często audyt pozwala rozróżnić procesy i posortować je.
  • Data i czas: dokładny czas rozpoczęcia i zakończenia danej operacji.
  • Liczba stron: ilość stron, które zostały wydrukowane, skopiowane lub zeskanowane.
  • Ustawienia drukowania/kopiowania: parametry, które zostały użyte podczas drukowania lub kopiowania (np. tryb koloru, rozdzielczość, duplex, skalowanie). Zwykle rejestrowane jest też zużycie tonerów kolorowych i czarnego.
  • Nazwa dokumentu: nazwa pliku, który został wydrukowany lub zeskanowany. Czasami to może wystarczyć do zidentyfikowania potencjalnego przecieku informacji. Oczywiście pod warunkiem że przestępca nie zmieni nazwy pliku na inną.
  • Aplikacja: program, z którego został wydrukowany dokument. Jest to pomocne w wykrywaniu wykorzystywania drukarki niezgodnie z przeznaczeniem, np. drukowanie prywatnych zdjęć z Photoshopa, itp.
  • Numer IP: adres IP komputera, z którego zostało wysłane żądanie drukowania. Może naprowadzić na osobę która zleciła drukowanie (choć nie zawsze, jeśli ktoś drukuje z telefonu czy prywatnego laptopa w firmowej sieci).
  • Status: informacja o tym, czy dana operacja zakończyła się sukcesem, czy błędem. Rejestrowane są np. problemy z brakiem papieru, zacięciem papieru albo brakiem połączenia.
  • Użycie zasobów: rejestrowanie ilości zużytego papieru, tonera i energii.

Informacje zbierane w procesie audytu pozwalają lepiej zarządzać urządzeniem i wykorzystać jego funkcje:

  • Rozliczanie kosztów pomiędzy departamentami, jeśli urządzenia wykorzystywane są przez kilka działów.
  • Optymalizowanie ustawień, tak aby obniżyć koszty druku i skanowania.
  • Usprawnianie procesów.

Audyt użycia urządzenia przynosi szereg korzyści, które wpływają na poprawę efektywności i bezpieczeństwa. Oprócz korzyści stricte finansowych płynących z racjonalizacji wykorzystania urządzeń (mniejsze zużycie materiałów i energii), pomaga zapewnić zgodność z przepisami i regulacjami. Przykładowo RODO wymaga wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych osobowych przetwarzanych w firmie.
Pozyskane dzięki audytowi informacje pomagają budować strategie w firmach i optymalizować zasoby w taki sposób, żeby zwiększać efektywność działań, oszczędzać pieniądze i jednocześnie minimalizować wpływ na środowisko.