Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów w kontekście wykorzystania drukarek, kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych (MFP) odnosi się do procesów i technologii związanych z tworzeniem, przechowywaniem, zarządzaniem i odzyskiwaniem elektronicznych kopii dokumentów papierowych lub dokumentów pierwotnie cyfrowych, które zostały przetworzone (np. wydrukowane) przez te urządzenia. Chociaż same urządzenia drukujące nie są systemami archiwizacyjnymi per se, odgrywają one kluczową rolę na etapie digitalizacji (skanowania) dokumentów papierowych w celu ich elektronicznej archiwizacji, a także mogą być zintegrowane z bardziej zaawansowanymi systemami zarządzania dokumentami (DMS – Document Management System) lub systemami archiwizacji elektronicznej. Celem archiwizacji dokumentów jest zapewnienie ich długoterminowego, bezpiecznego przechowywania, łatwego dostępu dla uprawnionych użytkowników, ochrona przed utratą lub zniszczeniem, a także spełnienie wymogów prawnych i regulacyjnych dotyczących retencji danych.

Rola urządzeń drukujących/kopiujących w procesie archiwizacji:

Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne (MFP) i kserokopiarki cyfrowe pełnią ważną funkcję jako “brama” do cyfrowego archiwum dla dokumentów istniejących w formie papierowej:

  1. Skanowanie do archiwum (Scan-to-Archive):
    • Jest to podstawowa funkcja. Użytkownik może umieścić dokument papierowy na szybie skanera lub w automatycznym podajniku dokumentów (ADF), a następnie wybrać opcję skanowania bezpośrednio do predefiniowanej lokalizacji archiwalnej. Może to być:
      • Folder sieciowy (Scan-to-Folder).
      • System zarządzania dokumentami (DMS) – poprzez specjalne złącza lub oprogramowanie pośredniczące.
      • Aplikacja chmurowa do przechowywania plików (Scan-to-Cloud, np. Dropbox, Google Drive, SharePoint Online).
      • Adres e-mail (Scan-to-Email), skąd dokument może być następnie zarchiwizowany.
    • Zaawansowane MFP oferują opcje takie jak automatyczne rozpoznawanie tekstu (OCR), tworzenie przeszukiwalnych plików PDF (PDF/A – format zoptymalizowany pod kątem długoterminowej archiwizacji), automatyczne nazywanie plików na podstawie treści lub kodów kreskowych, czy kompresję plików.
  2. Przechwytywanie wydruków (Print-to-Archive / Print Capture):
    • Niektóre systemy zarządzania drukiem lub archiwizacji mogą być skonfigurowane tak, aby automatycznie przechwytywać i archiwizować elektroniczną kopię każdego dokumentu wysyłanego do druku przez określone urządzenia lub użytkowników. Jest to przydatne np. do archiwizacji korespondencji wychodzącej lub ważnych raportów.
  3. Integracja z systemami DMS/ECM (Enterprise Content Management):
    • Wiele nowoczesnych MFP oferuje możliwość bezpośredniej integracji z korporacyjnymi systemami zarządzania dokumentami i treścią. Użytkownik może z panelu urządzenia wybrać odpowiedni przepływ pracy (workflow), wprowadzić metadane (indeksy) opisujące dokument, a zeskanowany obraz zostanie automatycznie zapisany i skatalogowany w centralnym repozytorium.

Kluczowe aspekty archiwizacji dokumentów z wykorzystaniem MFP:

  • Jakość skanowania: Rozdzielczość, tryb koloru, ustawienia jasności/kontrastu – wszystko to wpływa na czytelność i wierność elektronicznej kopii. Należy dobrać optymalne parametry w zależności od rodzaju dokumentu.
  • Format plików: Do celów archiwalnych najczęściej stosuje się formaty takie jak PDF (zwłaszcza PDF/A, który jest standardem ISO dla długoterminowej archiwizacji), TIFF (często dla obrazów monochromatycznych) lub JPEG (dla zdjęć, ale z uwagą na kompresję stratną).
  • OCR (Optical Character Recognition – Optyczne Rozpoznawanie Znaków): Konwersja zeskanowanego obrazu na tekst edytowalny i przeszukiwalny. Kluczowe dla możliwości późniejszego wyszukiwania informacji w archiwum. Jakość OCR zależy od jakości skanu i zaawansowania oprogramowania.
  • Metadane (Indeksowanie): Przypisanie do zarchiwizowanego dokumentu odpowiednich informacji opisowych (np. data, autor, tytuł, numer referencyjny, słowa kluczowe), które umożliwią jego łatwe odnalezienie w przyszłości. Wprowadzanie metadanych może odbywać się manualnie na panelu MFP, automatycznie (np. na podstawie kodów kreskowych, OCR) lub w systemie DMS.
  • Bezpieczeństwo: Ochrona dostępu do funkcji skanowania do archiwum (np. za pomocą kodów dostępu), szyfrowanie przesyłanych danych, zabezpieczenie samego repozytorium archiwalnego.
  • Automatyzacja przepływów pracy (Workflows): Możliwość definiowania zautomatyzowanych procesów, np. skanowanie faktury, automatyczne odczytanie danych (OCR), przesłanie do systemu księgowego i jednoczesna archiwizacja.
  • Zgodność z regulacjami (Compliance): W wielu branżach (np. finanse, medycyna, prawo) istnieją szczegółowe przepisy dotyczące okresów przechowywania określonych typów dokumentów, formatów archiwizacji, czy ochrony danych osobowych (np. RODO/GDPR). System archiwizacji musi wspierać te wymogi.

Korzyści z elektronicznej archiwizacji dokumentów:

  • Oszczędność przestrzeni fizycznej: Eliminacja lub znaczne ograniczenie potrzeby przechowywania dużych ilości dokumentów papierowych.
  • Szybki i łatwy dostęp do informacji: Możliwość błyskawicznego wyszukiwania potrzebnych dokumentów na podstawie metadanych lub treści (jeśli zastosowano OCR).
  • Zwiększone bezpieczeństwo i ochrona danych: Elektroniczne archiwa mogą być lepiej zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem, utratą (np. w wyniku pożaru, zalania) poprzez systemy backupu i redundancji, niż tradycyjne archiwa papierowe.
  • Ułatwienie współpracy i udostępniania dokumentów: Łatwe przesyłanie i współdzielenie dokumentów elektronicznych z uprawnionymi osobami, niezależnie od ich lokalizacji.
  • Poprawa efektywności procesów biznesowych: Szybszy dostęp do informacji usprawnia podejmowanie decyzji i realizację zadań.
  • Zgodność z przepisami: Ułatwienie spełnienia wymogów prawnych dotyczących przechowywania dokumentacji.
  • Ochrona przed degradacją: Dokumenty elektroniczne nie ulegają fizycznemu starzeniu się tak jak papier.
  • Redukcja kosztów: Zmniejszenie kosztów związanych z przechowywaniem papieru, jego obsługą, kopiowaniem, wysyłką.

Chociaż urządzenia wielofunkcyjne są tylko jednym z elementów całego systemu archiwizacji dokumentów, ich rola jako narzędzi do digitalizacji jest niezwykle istotna. Wybór odpowiedniego MFP z zaawansowanymi funkcjami skanowania i integracji z systemami zewnętrznymi może znacząco usprawnić i zautomatyzować proces przenoszenia dokumentów papierowych do bezpiecznego, cyfrowego archiwum, przynosząc organizacji wymierne korzyści.