Accounting Manager

Canon Accounting Manager to oprogramowanie narzędziowe (lub funkcja wbudowana w niektóre bardziej zaawansowane modele) oferowane przez firmę Canon dla jej drukarek wielkoformatowych imagePROGRAF (a także niektórych drukarek biurowych i MFP). Głównym celem tego narzędzia jest śledzenie, monitorowanie i zarządzanie kosztami drukowania w środowiskach, gdzie używanych jest jedna lub więcej drukarek, oraz gdzie istnieje potrzeba przypisywania kosztów do poszczególnych użytkowników, działów, projektów lub klientów.

Kluczowe funkcje i możliwości Accounting Manager:

  1. Zbieranie danych o zadaniach drukowania (Job Tracking / Logging):
    • Oprogramowanie automatycznie (lub na żądanie) zbiera szczegółowe informacje o każdym zadaniu drukowania wykonanym na podłączonych drukarkach Canon.
    • Rejestrowane dane mogą obejmować:
      • Nazwę użytkownika, który wysłał zadanie.
      • Nazwę komputera.
      • Datę i godzinę wydruku.
      • Nazwę pliku.
      • Używaną drukarkę.
      • Rodzaj i format użytego nośnika druku (medium).
      • Tryb jakości druku.
      • Liczbę wydrukowanych stron/kopii.
      • Zużycie atramentu dla każdego koloru dla danego zadania (szacunkowe lub dokładne, w zależności od możliwości drukarki i oprogramowania).
      • Powierzchnię zadrukowanego medium.
  2. Kalkulacja kosztów druku:
    • Administrator może wprowadzić do systemu ceny jednostkowe materiałów eksploatacyjnych:
      • Koszt poszczególnych wkładów atramentowych (za ml lub za wkład).
      • Koszt różnych typów nośników druku (za rolę, za arkusz, za m²).
    • Na podstawie zebranych danych o zużyciu atramentu i medium dla każdego zadania, Accounting Manager automatycznie oblicza szacunkowy koszt tego zadania.
  3. Przypisywanie kosztów (Cost Allocation):
    • Możliwość przypisywania kosztów wydruków do:
      • Poszczególnych użytkowników (na podstawie loginu lub nazwy komputera).
      • Działów lub grup roboczych.
      • Konkretnych projektów lub numerów zleceń (użytkownik może być proszony o wprowadzenie ID projektu przed wydrukowaniem).
      • Klientów (w przypadku punktów usługowych).
  4. Generowanie raportów:
    • Oprogramowanie pozwala na generowanie różnorodnych raportów dotyczących wykorzystania drukarek i kosztów druku, np.:
      • Raporty zużycia atramentu i mediów według użytkownika, działu, drukarki, okresu czasu.
      • Raporty kosztów według użytkownika, działu, projektu.
      • Podsumowania całkowitych kosztów druku.
      • Trendy wykorzystania drukarek.
    • Raporty te mogą być eksportowane (np. do formatu CSV, Excel) w celu dalszej analizy lub integracji z systemami księgowymi.
  5. Zarządzanie limitami i budżetami (w niektórych wersjach):
    • Bardziej zaawansowane systemy zarządzania drukiem mogą oferować możliwość ustawiania limitów drukowania (np. liczby stron, kosztów) dla poszczególnych użytkowników lub działów oraz monitorowania ich wykorzystania w stosunku do założonych budżetów.
  6. Centralne zarządzanie (dla wielu drukarek):
    • Accounting Manager może być w stanie monitorować i zbierać dane z wielu drukarek Canon podłączonych do sieci, dostarczając administratorowi centralny wgląd w całą infrastrukturę druku.

Korzyści z używania Canon Accounting Manager:

  • Świadomość i kontrola kosztów druku: Pozwala dokładnie zobaczyć, kto, co, kiedy i za ile drukuje. Ułatwia identyfikację obszarów generujących najwyższe koszty.
  • Optymalizacja wydatków: Na podstawie analizy danych można podejmować decyzje dotyczące np. zmiany nawyków drukowania, wyboru bardziej ekonomicznych mediów lub trybów druku, konsolidacji urządzeń.
  • Prawidłowe rozliczanie kosztów: Umożliwia precyzyjne obciążanie poszczególnych działów, projektów lub klientów rzeczywistymi kosztami wykonanych przez nich wydruków.
  • Zwiększenie odpowiedzialności użytkowników: Świadomość, że ich wydruki są monitorowane i koszty są śledzone, może skłaniać użytkowników do bardziej racjonalnego korzystania z drukarek (np. unikania niepotrzebnych wydruków kolorowych, drukowania w trybach roboczych).
  • Lepsze planowanie budżetu: Historyczne dane o kosztach ułatwiają planowanie przyszłych wydatków na materiały eksploatacyjne i serwis.
  • Wsparcie dla “zielonego biura”: Promowanie bardziej świadomego i oszczędnego drukowania może przyczynić się do redukcji zużycia papieru i atramentu, co ma pozytywny wpływ na środowisko.

Dla kogo przeznaczony jest Accounting Manager?

  • Firmy i instytucje posiadające jedną lub więcej drukarek wielkoformatowych Canon imagePROGRAF: Gdzie istnieje potrzeba monitorowania i kontroli kosztów (np. biura projektowe, działy marketingu, uczelnie).
  • Punkty usługowe oferujące druk wielkoformatowy: Do precyzyjnego kalkulowania kosztów zleceń i rentowności.
  • Organizacje, w których koszty druku stanowią znaczący wydatek budżetowy.
  • Administratorzy IT lub osoby odpowiedzialne za zarządzanie infrastrukturą druku.

Canon Accounting Manager (lub podobne narzędzia oferowane przez innych producentów) jest ważnym elementem wspierającym efektywne i ekonomiczne zarządzanie procesem druku wielkoformatowego. Dostarcza on cennych danych, które pozwalają firmom lepiej zrozumieć i kontrolować swoje wydatki związane z drukowaniem, a także podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące optymalizacji tego obszaru działalności.